Förberedelser inför prao
För samordnare. Gäller prao för alla kommuner samt APL i Leksand
- Lägg in klasslistor (manuell hantering)
- Lägg in praoperioder
- Ackvirera platser (brev och e-post)
- Ackvirera platser (endast digitalt)
- Lägg in platser som ackvirerats via brev
- Riskanalys
Lägg in klasslistor (manuell hantering)
Lägga in klasslistor
1. Klicka på "Klasslistor" i vänstermenyn och klicka på "Ny klass" uppe till höger.
2. Fyll i namnet på klassen. Fyll inte i Årskurs.
Du kan lämna rutan för "Kontaktinformation" tom så kan SYV/ansvarig på skolan fylla i informationen på egen hand. Oftast lägger de in info till mentorer för varje klass.
Klicka sedan på "Visa x elever".
3. Klicka på "Skapa flera elever"
4. Kopiera en kolumn i taget från Excel-filen med elevinformation och klistra in i rätt kolumn på sidan. Det går INTE att kopiera och klistra in flera kolumner samtidigt, man måste ta dem en i taget.
De kolumner som behöver fyllas i med information för att eleverna ska kunna logga in på sidan är Förnamn och Användarnamn. All information ni lägger in här kommer att skickas till arbetsgivarna där eleven har prao, så tänk på att inte lägga in känslig information! Eleverna kan uppdatera uppgifterna på egen hand när de loggar in på sidan.
Användarnamnet ska vara samma som eleverna använder för att logga in på skoldatorerna. (Vissa friskolor har valt att använda e-postadresser).
Lämna kolumnen för Lösenord tomt, klassen får ett lösenord automatiskt av systemet.
Klicka på Spara när alla eleverna i klassen är inlagda.
Så här ser klasslistan ut när man sparat användarkontona.
Flytta på elever som bytt klass
E-postadresser låses till användarkontot de läggs in på. När man raderar konton tar det en arbetsdag för systemet att radera kontot från databasen. Ett sätt att kringgå denna låsning är att klicka på elevens namn och ta bort e-postadressen från kontot, klicka på spara och sedan radera kontot.
Lägg sedan in eleven i rätt klass.
Om du ändå får felmeddelanden om att det inte går att lägga in eleven i systemet, hör av dig till tillarbetslivet@sambruksupport.se så hjälper vi dig vidare.
Lägg in praoperioder
Under "Skolors behov" kan du lägga upp och ändra på skapade praoperioder.
Här kan du se när eleverna ska ut på prao, hur länge de kan ansöka platser i platsbanken och när praokorten skickas ut.
Klicka på "Nytt behov för elever som ska ut ..." för att skapa en ny period.
Klicka på pennan till höger för att ändra på en redan skapad period.
Skapa ett nytt behov
När du skapar ett ny period får du fylla i mellan vilka datum eleverna skall ut, mellan vilka datum eleverna kan söka platser i platsbanken och vilka elever perioden gäller för.
Datum för när eleverna ska ut på prao går INTE att ändra på i efterhand. Kontrollera att du lagt in rätt datum innan du klickar på "Skapa".
Anledningen till detta är att arbetsgivarna kommer se datumen när eleverna är ute när man gör ackvireringen och de erbjuder platser för de datumen som angivits under behovet. Att ändra på detta i efterhand skulle därför leda till att arbetsgivarna inte vet om att datumen har ändrats utan deras kännedom.
Sökbarhetstiden för elever måste ta slut innan praokorten skickas ut. Tänk på att lägga datumet för sista sökbara dagen ett par dagar innan korten skickas ut för att ge SYV tid fördela och godkänna platser. En rekommendation är att sätta sista datumet för sökbarhet fredagen eller söndagen 2 veckor innan korten skickas ut, så att SYV har 5 arbetsdagar på sig att gå igenom alla praoplatser.
Praokorten skickas vanligtvis ut 10 arbetsdagar innan eleverna skall ut på prao, men detta kan variera i olika kommuner. Tänk också på att röda dagar inte räknas som arbetsdagar.
Ange ett ungefärligt antal elever som skall ut så att arbetsgivarna kan se hur många elever det är som behöver praoplatser.
1. Klicka i vilka klasser perioden gäller för, sedan under Urval kan du välja "Alla" om alla i de klasser du valt skall ha prao.
Du kan även välja enskilda elever i varje klass om bara hälften ska ha prao den perioden du lägger upp.
2. Endast administratörer (samordnare) kan lägga upp perioder som arbetsgivare kan se när de erbjuder platser till platsbanken.
SYV kan endast lägga upp dolda perioder.
En dold period syns inte för arbetsgivarna och de får inte något meddelande om att det inte kommer någon elev den perioden om de har lagt upp praoplatser som matchar perioden.
Den här funktionen används med fördel för en skoltrött elev som behöver vara ute på en arbetsplats under en längre period eller om en elev hittar en praoplats som endast kan ta emot dem under en annan vecka än resterande klass skall ha prao.
Ändra på en skapad period
Klicka på pennan för att ändra på en skapad period.
Här kan du ändra på vilka datum eleverna kan söka i platsbanken, vilka elever som ska ut på prao och om perioden skall vara synlig eller dold.
Du kan även radera perioden genom att klicka på "Radera" längst upp till höger.
OBS: Du kan inte att ändra på datumen för när eleverna skall ut på prao för en redan skapad period.
Ackvirera platser (brev och e-post)
Ackvirera platser (endast digitalt)
