Användarhandbok Tillarbetslivet

2. Fyll i namnet på klassen. Fyll inte i Årskurs.
Du kan lämna rutan för "Kontaktinformation" tom så kan SYV/ansvarig på skolan fylla i informationen på egen hand. Oftast lägger de in info till mentorer för varje klass.

Klicka sedan på "Visa x elever".

3. Klicka på "Skapa flera elever"

4. Kopiera en kolumn i taget från Excel-filen med elevinformation och klistra in i rätt kolumn på sidan. Det går INTE att kopiera och klistra in flera kolumner samtidigt, man måste ta dem en i taget.
De kolumner som behöver fyllas i med information för att eleverna ska kunna logga in på sidan är Förnamn och Användarnamn, e-postadress är också rekommenderat. All information ni lägger in här kommer att skickas till arbetsgivarna där eleven har prao, så tänk på att inte lägga in känslig information! Eleverna kan uppdatera uppgifterna på egen hand när de loggar in på sidan.
Användarnamnet ska vara samma som eleverna använder för att logga in på skoldatorerna. (Vissa friskolor har valt att använda e-postadresser).

Lämna kolumnen för Lösenord tomt, klassen får ett lösenord automatiskt av systemet.
Klicka på Spara när alla eleverna i klassen är inlagda.

Så här ser klasslistan ut när man sparat användarkontona.

Flytta på elever som bytt klass

E-postadresser låses till användarkontot de läggs in på. När man raderar konton tar det en arbetsdag för systemet att radera kontot från databasen. Ett sätt att kringgå denna låsning är att klicka på elevens namn och ta bort e-postadressen från kontot, klicka på spara och sedan radera kontot.
Lägg sedan in eleven i rätt klass.
Om du ändå får felmeddelanden om att det inte går att lägga in eleven i systemet, hör av dig till tillarbetslivet@sambruksupport.se så hjälper vi dig vidare.

Förberedelser inför prao

Lägg in praoperioder

Under "Skolors behov" kan du lägga upp och ändra på skapade praoperioder.
Här kan du se när eleverna ska ut på prao, hur länge de kan ansöka platser i platsbanken och när praokorten skickas ut.

Klicka på "Nytt behov för elever som ska ut ..." för att skapa en ny period.
Klicka på pennan till höger för att ändra på en redan skapad period.

Skapa ett nytt behov

När du skapar ett ny period får du fylla i mellan vilka datum eleverna skall ut, mellan vilka datum eleverna kan söka platser i platsbanken och vilka elever perioden gäller för.

Datum för när eleverna ska ut på prao går INTE att ändra på i efterhand. Kontrollera att du lagt in rätt datum innan du klickar på "Skapa".
Anledningen till detta är att arbetsgivarna kommer se datumen när eleverna är ute när man gör ackvireringen och de erbjuder platser för de datumen som angivits under behovet. Att ändra på detta i efterhand skulle därför leda till att arbetsgivarna inte vet om att datumen har ändrats utan deras kännedom.

Sökbarhetstiden för elever måste ta slut innan praokorten skickas ut. Tänk på att lägga datumet för sista sökbara dagen ett par dagar innan korten skickas ut för att ge SYV tid fördela och godkänna platser. En rekommendation är att sätta sista datumet för sökbarhet fredagen eller söndagen 2 veckor innan korten skickas ut, så att SYV har 5 arbetsdagar på sig att gå igenom alla praoplatser.
Praokorten skickas vanligtvis ut 10 arbetsdagar innan eleverna skall ut på prao, men detta kan variera i olika kommuner. Tänk också på att röda dagar inte räknas som arbetsdagar.

Ange ett ungefärligt antal elever som skall ut så att arbetsgivarna kan se hur många elever det är som behöver praoplatser.

1. Klicka i vilka klasser perioden gäller för, sedan under Urval kan du välja "Alla" om alla i de klasser du valt skall ha prao.
Du kan även välja enskilda elever i varje klass om bara hälften ska ha prao den perioden du lägger upp.

2. Endast administratörer (samordnare) kan lägga upp perioder som arbetsgivare kan se när de erbjuder platser till platsbanken.
SYV kan endast lägga upp dolda perioder.

En dold period syns inte för arbetsgivarna och de får inte något meddelande om att det inte kommer någon elev den perioden om de har lagt upp praoplatser som matchar perioden.
Den här funktionen används med fördel för en skoltrött elev som behöver vara ute på en arbetsplats under en längre period eller om en elev hittar en praoplats som endast kan ta emot dem under en annan vecka än resterande klass skall ha prao.

Ändra på en skapad period

Klicka på pennan för att ändra på en skapad period.

Här kan du ändra på vilka datum eleverna kan söka i platsbanken, vilka elever som ska ut på prao och om perioden skall vara synlig eller dold.
Du kan även radera perioden genom att klicka på "Radera" längst upp till höger.

OBS: Du kan inte att ändra på datumen för när eleverna skall ut på prao för en redan skapad period.

Förberedelser inför prao

Ackvirera platser (brev och e-post)

Förberedelser inför prao

Ackvirera platser (endast digitalt)

Förberedelser inför prao

Lägg in platser som ackvirerats via brev

Förberedelser inför prao

Riskanalys

Praoansökan

Fas 1 - Gäller prao för alla kommuner samt APL i Leksand

Praoansökan

Skolors behov

Under "Skolors behov" kan du se praoperioderna som är upplagda för dina elever.
Här kan du se när eleverna ska ut på prao, hur länge de kan ansöka platser i platsbanken och när praokorten skickas ut.

Klicka på "Nytt behov för elever som ska ut ..." för att skapa en ny period.
Klicka på pennan till höger för att ändra på en redan skapad period.

Skapa ett nytt behov

När du skapar ett ny period får du fylla i mellan vilka datum eleverna skall ut, mellan vilka datum eleverna kan söka platser i platsbanken och vilka elever perioden gäller för.

2. Endast administratörer (samordnare) kan lägga upp perioder som arbetsgivare kan se när de erbjuder platser till platsbanken.
SYV kan endast lägga upp dolda perioder.

Ändra på en skapad period

Klicka på pennan för att ändra på en skapad period.

Här kan du ändra på vilka datum eleverna kan söka i platsbanken och vilka elever som ska ut på prao.
Samordnare kan även välja om perioden ska vara dold eller inte.

OBS: Du kan inte att ändra på datumen för när eleverna skall ut på prao för en redan skapad period.

Praoansökan

Instruktioner för hur elever söker praoplatser

Praoansökan

Elevers val

Klicka på "Elevers val" i vänstermenyn för att komma till sidan som bilden ovan visar.
Längst upp kan du se vilken period praon gäller för.
Under perioden står det när praokorten kommer att mejlas ut.

För att skriva ut en pappersblankett kan du klicka på "Visa anonym blankett/pdf egen plats för manuell ifyllnad med datum" och sedan skriva ut PDF:n.

OBS: Din kommun kanske inte vill att ni ska använda fysiska blanketter, kontakta din samordnare för mer information.

Klicka på "Elevers val" i samma rad som klassens namn för att komma till nästa sida.

Elevers val

Kolumn 1 med elevernas namn leder till en sida där du kan se vilka platser som finns i platsbanken och du kan även tilldela en plats till eleven här.
Tilldela plats

Kolumn 2 "Blankett egen plats" leder till en sida med instruktioner för hur en elev som hittat en egen plats kan få en arbetsplats att fylla i deras praoplats digitalt.
Blankett egen plats

Kolumn 3 "Snabbskapa en egen plats" leder till en sida där du kan lägga in en praoplats som en elev har hittat själv och använt en pappersblankett som eleven lämnat in till dig.
Snabbskapa egen plats

Kolumn 4 visar information om en elevs praoplats.
Praoplats

Kolumn 5 visar information om en elevs status, "Val saknas", "X val finns", "reserverad" eller "Godkänd".
Val saknas innebär att eleven har inte gjort några val i systemet ännu.
"X val finns" innebär att eleven har sökt X antal platser från platsbanken.
En reserverad plats innebär att praoplatsen är tagen i systemet, men varken elever eller arbetsplatser kan se att platsen är tagen.
Andra elever kan fortfarande söka platsen.
En godkänd plats innebär att eleven kan se vilken plats de har fått och arbetsplatsen kan se att det kommer en elev.
Platsen försvinner från listan av sökbara praoplatser, andra elever inte kan söka den längre.

Praoansökan

Tilldela plats från platsbanken

Din kommun kanske inte använder platsbanken, kontakta din samordnare för mer information.

$image-1669022750045.png$

När du klickar på en elevs namn kommer du in på denna sida där du kan se en lista med alla praoplatser som finns i platsbanken.
Längst ned i högra hörnet på sidan finns det en länk du kan klicka på för att få en lista med fler detaljer.

Här kan du få en överblick av vad för arbetsuppgifter som kan förekomma, hur många praoplatser en arbetsplats erbjuder och hur många lediga platser som finns.

Klicka på en arbetsplats för att komma till nästa sida.

På den här sidan får du upp mer information om arbetsplatsen och kontaktuppgifter till personer på arbetsplatsen.
Här får du också upp riskbedömningen om en arbetsplats fyllt i att det kan finnas en risk av någon anledning.

Längst ned på sidan under "Skapa val" kan du klicka på Status och ändra den till "Reserverad" eller "Godkänd", klicka sedan på "Skapa val" för att spara valet.

En reserverad plats innebär att platsen är tagen i systemet, men varken elever eller arbetsplatser kan se att platsen är tagen.
Andra elever kan fortfarande söka platsen.

En godkänd plats innebär att eleven kan se vilken plats de har fått och arbetsplatsen kan se att det kommer en elev.
Platsen försvinner från listan av sökbara praoplatser, andra elever inte kan söka den längre.

Praoansökan

Blankett egen plats

När du klickar på länken för "Blankett egen plats" kommer du till den här sidan.

OBS: Din kommun kanske inte vill att elever eller arbetsplatser ska lägga in egna platser digitalt, kontakta din samordnare för mer information.

På den här sidan kan du mejla denna instruktionssida till eleven eller till arbetsplatsen genom att klicka på "Mejla dessa instruktioner..." och fylla i en mejladress i fältet som kommer fram.

Länken till formuläret som arbetsplatsen ska fylla i är personlig för eleven, om flera arbetsplatser fyller i samma länk så får den eleven flera praoplatser kopplade till sig.

Det går även att skriva ut en personlig pappersblankett för prao för denna elev genom att klicka på "denna PDF" i texten.

OBS: Din kommun kanske inte vill att ni ska använda fysiska blanketter, kontakta din samordnare för mer information.

Praoansökan

Snabbskapa egen plats

Om du har fått en pappersblankett av en elev lägger du in den digitalt på denna sida.

Lägg in platserna löpande så att du får tid över till godkännandeprocessen senare!

Här lägger du in all information om praoplatsen som står på pappersblanketten.

Du behöver inte lägga in riskbedömningen digitalt då du har fått in den påskriven i pappersform, men det är bra om du för in det som kan vara viktigt då elever kan logga in på Tillarbetslivet.nu och se information om en arbetsplats, exempelvis om de behöver skyddsutrustning.

När du lägger in en arbetsplats kan det vara bra att fylla i delar av arbetsplatsens namn och adress och sedan vänta 10 sekunder för att låta systemet kolla om det finns liknande arbetsplatser som redan är inlagda i systemet. Dessa arbetsplatser dyker upp i listan till höger.
Klicka på arbetsplatsen om den dyker upp i listan och kontrollera sedan om all information stämmer överens med informationen som finns på den inlämnade blanketten. Du kan ändra på all information, varje praoplats som skapas är unik och påverkar inte de andra.
Varje praoplats kan exempelvis ha en egen handledare, tänk en arbetsplats som en matbutik där en handledare kan jobba på frukt och grönt och en annan handledare kan jobba på kyldisken.

Praoansökan

Signering av praoplatser via BankID

Detta är en funktion som nyligen är släppt.
Ändringar kan komma att ske innan denna dokumentationssida uppdateras med ny information.

För att ha full användning av denna funktion krävs det att eleverna får tillgång till sitt användarkonto för att kunna logga in på sidan för att komma åt signeringssidan på arbetsplatsen och hos vårdnadshavare.

Endast BankID kan användas för digital signering.

På elevens sida

Rutan på bilden är en liten förändring för att underlätta för elever att hitta pappersblanketten om den skulle behövas.
(Denna funktion är ej synlig för de kommuner som valt att elever inte får använda sig av pappersblanketten).

Arbetsplatsen fyller i det digitala formuläret som vanligt.

De signaturer som krävs på signeringssidan varierar beroende på vad er kommun har valt att kräva signaturer för.

När de fyllt i formuläret kommer de sedan till bekräftelsesidan som tidigare behövdes skrivas ut.
Nu kan de signera med BankID via knappen till höger.

Klickar man på knappen kommer man till en tjänst från Svensk E-identitet för att signera med sitt BankID.
Den som signerar kan välja att skanna QR-koden eller knappa in sitt personnr.

$image-1677240207133.png$

För arbetsplatser ser det ut så här när de signerar. Signeringen måste skrivas under med säkerhetskod.

På bekräftelsesidan kan man sedan se datum, klockslag och namn på den som signerat med BankID.

För en vårdnadshavare ser det ut så här.

Datum, klockslag och namn syns även när VH signerar.

Eleven kan logga ut från sidan och logga in närsomhelst och komma åt bekräftelsesidan från sin inloggning, så att eleven kan få sin plats signerad av arbetsplatsen och sedan kan gå hem för att få signaturer av sina VH på annan plats.

På syv/samordnarens sida

På "Elevers val" kan syv/samordnare enkelt se vilka som har signerat praoplatsen digitalt.
De kommuner som valt att en huvudman skall godkänna alla praoplatser kan godkänna dessa platser digitalt samt lämna en kort kommentar om eventuella åtgärder.

Klickar man på "Visa bekräftelse för underskrift" kommer man till samma sida som eleven kan komma åt från sin inloggning.

Om en part inte kan eller vill signera digitalt går det självklart att kombinera digital och fysisk signering på papper.

Signatur av skolhuvudman

Om skolhuvudmannen anser att en åtgärd krävs så står det tydligt på sidan där man ser sammanfattningen av vilka som har skrivit på digitalt. Klicka på "Visa bekräftelse för underskrift" för att komma till vyn på nästa bild.

På denna sida kan man se vilka eventuella åtgärder som skolhuvudmannen anser behöver åtgärdas.

Praoansökan

Praoplats

I kolumn "Plats" kan du se information om och ändra på en elevs praoplats.

1. Klicka på arbetsplatsens namn för att få mer information om arbetsplatsen. Detta är samma sida du kommer till när du tilldelar en plats från platsbanken till en elev.
Här kan du även radera praoplatsen genom att klicka på "Radera" på högra sidan av webbläsaren.
Om det finns viktig information från arbetsplatsen står det "Viktig info" under arbetsplatsens namn.

2. Här kan du lägga till information i praokortet. Försök att hålla dig kortfattad så att anteckningen får plats på kortet!

3. Klicka här för att få länk till digital underskrift som du kan mejla till VH/god man ELLER skriva ut en blankett för påskrift för bekräftelse av arbetsgivarens åtagande och ansvar och/eller vårdnadshavarnas godkännande av praoplatsen.
OBS: Om du har fått in en pappersblankett för "Egen plats" med påskrifter så har du redan fått in en bekräftelse.

4. Klicka här för att se elevens praokort.

5. Klicka här för att radera en snabbskapad praoplats.

Praoansökan

Lägga till kontaktinformation för en klass

Klicka på "Klasslistor" i vänstermenyn, klicka sedan på "Egenskaper" för klassen du vill lägga till kontaktinformation för.
Exempelvis kontaktuppgifter till en mentor eller telefonnummer för sjukanmälan.

Lägg till den informationen som ni vill lägga till i praokortet här, håll det kortfattat! Innehållet kommer tilldelas hela klassen.

På praokortet kommer informationen hamna under kontaktuppgifterna till syv på skolan.

Praoansökan

Riskanalys

Godkännandeprocessen

Fas 2 - Gäller prao för alla kommuner samt APL i Leksand

Godkännandeprocessen

Fördelning av praoplatser

När ansökningsperioden för eleverna är slut går du vidare till detta steg.

Om din kommun inte använder platsbanken kan du hoppa över detta steg.

Om din skola delar praoperiod med en annan skola så kan det vara så att du inte har behörighet att fördela platserna till dina elever. Anledningen till detta är att du har endast behörighet till att ändra på elever i din skola.
Hör av dig till din samordnare i kommunen så kan de fördela platserna till alla elever för skolornas praoperiod, de kan ändra på alla elever i kommunen. Om din samordnare inte är tillgänglig kan du skriva till tillarbetslivet@sambruksupport.se så hjälper vi dig.

Gå in på "Elevers val" i vänstermenyn och klicka på "Reservera elevers val genom att fördela platserna så bra som möjligt".

På denna sida får du upp en lista på alla val varje elev har gjort.
Längst ned på sidan kan du välja ett av två sätt att fördela platserna och sedan klicka på "Reservera platser nu".

Alternativ 1 (standardval) fördelar platserna så gott det går baserat på rangordningen av deras val. Om flera elever sökt samma plats som första handsval lottas platsen ut till en av dem.
Alternativ 2 fördelar först platser till dem elever som gjort tillräckligt många val, sedan delar systemet ut platser till elever som gjort för få val.
Standard är att eleverna behöver göra 6 val, men detta varierar mellan olika kommuner.

När du har klickat på "Reservera platser nu" kommer du till en sida med en lista på vilka platser eleverna har fått.

Om du vill se vilka elever som sökt platser men inte fått en plats reserverad kan du gå in på "Elevers val" och ""Reservera elevers val genom att fördela platserna så bra som möjligt" igen.
Eleven på bilden har inte fått en plats då de sökta praoplatserna gått till andra elever.

Ta gärna in eleven för samtal och hjälp dem med välja en ledig praoplats från platsbanken med din inloggning.

Godkännandeprocessen

Kontrollera reserverade platser och godkänn praoplatser

När du går in på klassen i menyn "Elevers val" kan du nu se vilka elever som har fått reserverade platser.

Du får ha en dialog med eleverna som inte fått en plats för att se om de har sökt en egen plats eller om de behöver hjälp med att välja en plats från de platser som blivit över i platsbanken.
Se sidan Tilldela plats från platsbanken för hur du går tillväga.

När du har kontrollerat att praoplatserna är lämpliga för eleverna kan du klicka på "Godkänn alla reserverade platser" längst ned på sidan till höger.
Exempel på elever som behöver extra koll kan vara elever med särskilda behov.

Godkännandeprocessen

Elevrapport till mentorer

Klicka på "Rapport, elevers val" i vänstermenyn för att komma till denna sida.

Här får du upp en klasslista och kontaktuppgifter till alla arbetsplatser för dem elever som fått en praoplats.
Du kan välja vilka mellan vilka datum vyn skall gälla för.

Skriv ut sidan och lämna den till mentorerna så att de har kontaktuppgifter till alla arbetsplatser så att mentorerna kan ta kontakt med dem vid behov.

Om "Skriv ut sidan"-knappen inte fungerar kan du trycka Ctrl+P eller Kmd+P för att skriva ut sidan.

Godkännandeprocessen

Praokort

Kan även kallas för placeringskort i vissa kommuner.

Klicka på "Praokort" i vänstermenyn för att komma till denna sida.

Praokorten mejlas automatiskt ut till arbetsplatserna 10 arbetsdagar innan eleverna skall ut på prao.
Arbetsdagar innebär helgfri måndag till fredag, så vanligtvis skickas praokorten 2 veckor innan första praodagen.
Du kan se när praokorten kommer skickas ut under "Status" på denna sida, men även under "Skolors behov" och "Elevers val".

Antalet arbetsdagar kan vara annorlunda i din kommun! Ha koll på vilket datum praokorten mejlas ut!

Samma dag går det även ut mejl till arbetsplatser som erbjudit en plats i platsbanken men som inte kommer få en elev. I detta mejl står det att beskedet är preliminärt och att ändringar kan komma att ske, så du har fortfarande möjlighet att dela ut dessa platser till elever som fortfarande behöver en praoplats.
Om ändringar sker så skickas det mejl om ändringen på morgonen nästkommande arbetsdag.

Klicka på "Markera" för att få fram listan på bilden där du kan välja vilka arbetsplatser eller klasser du vill markera.
När du har markerat kan du sedan klicka på den blå knappen "Med markerade, visa praokort" för att generera en PDF med elevernas praokort, så att du slipper skriva ut dem en och en.

Välj gärna "Markera alla" om du ska skriva ut till alla elever, nu sorteras eleverna först klassvis och sedan i bokstavsordning.

Det vanligaste är att man skriver ut alla praokort och delar ut dem till eleverna.
Vissa kommuner skriver endast ut praokort för de arbetsplatser som inte har en e-postadress. Kontakta din samordnare för mer information.

Godkännandeprocessen

Kontroll av mejlbekräftelse

På sidan "Praokort" kan du se status för mejlutskick. I mejlet som skickas ut till arbetsgivarna finns det en länk som de måste klicka på för att bekräfta att arbetsplatsen har läst mejlet och förstår att det kommer en elev på prao snart.

Till dem arbetsplatser som inte får en elev går det ett mejl med information om att det inte kommer en elev till dem och en länk för bekräftelse att de har läst mejlet.

Den första statusen kommer att ange när praokorten kommer att mejlas till arbetsgivarna.

När mejlen med praokorten har skickats ut ändras statusen till att arbetsplatsen ej bekräftat ännu.

När arbetsplatsen har bekräftat mejlet ändras statusen till "Bekräftat som läst". Du kan klicka på frågetecknet för att se när bekräftelsen kom in och från vilken mejladress.

[Bild kommer snart]

Om en arbetsplats inte bekräftat mejlet skickas det ett nytt mejl med en påminnelse två arbetsdagar senare.

Två arbetsdagar efter påminnelsemejlet går det ett mejl till ansvarig SYV på skolan om att arbetsplatsen inte har bekräftat att de har läst mejlet.
I det här skedet är bäst att du tar kontakt med arbetsplatsen för att stämma av att de vet om att det kommer en elev på prao hos dem. Vanligtvis är det bara att arbetsplatsen missat att de behöver klicka på länken i mejlet.

Frågor & Svar

Vanligt förekommande frågor besvaras här med tydliga instruktioner.

Frågor & Svar

Hur lägger jag till elever? Hur ändrar jag klasslistan?

För att lägga till elever:

1. Klicka på "Klasslistor" i vänstermenyn.
(2. Välj skola om du ansvarar för flera skolor)
3. Välj klass
4. Klicka på "Skapa en elev" eller "Skapa flera elever"
5. Fyll i elevens namn. Om eleven ska logga in på sidan behöver man lägga till ett användarnamn.
Användarnamnet ska vara samma som elevens inloggning på skoldatorerna för att det ska vara lättare för dem att komma ihåg inloggningsuppgifterna. Titta på klasslistan för att se hur användarnamnen ser ut för din skola.
6. Klicka på "Skapa"

För att ändra klasslistan/lägga till elever:

1. I vänstermenyn går du in på "Klasslistor".
Uppe i högra hörnet går det att skapa en ny klass.
Klicka sedan på klassen du vill ändra på.

2. I klasslistan kan du se alla elever och deras användarnamn. Här kan du radera elevkonton i kolumnen längst till höger.
Klicka på en elevs namn för att ändra på deras konto. Du kan ändra på deras namn, användarnamn och lösenord, samt lägga till kontaktuppgifter om det behövs.

Klicka på "Skapa flera elever" om du vill lägga till en eller flera elever.
OBS: Om eleven har bytt skola inom kommunen så finns det redan ett konto för eleven. Mejla tillarbetslivet@sambruksupport.se med elevens användarnamn och vilken klass de ska gå i så flyttar vi över elevens konto till er skola. (Om du inte vet vad användarnamnet är så kan du mejla oss elevens namn och e-postadress).

3. Fyll i elevens namn (och användarnamn om eleverna ska logga in och söka platser själva).
Tryck på Enter-knappen efter varje namn så skapas det en ny rad.
Det går även att kopiera kolumner från en Excel-fil och klistra in dem i formuläret!

Användarnamnet ska vara samma som elevens inloggning på skoldatorerna för att det ska vara lättare för dem att komma ihåg inloggningsuppgifterna. Titta på klasslistan för att se hur användarnamnen ser ut för din skola.
Fråga eleven, deras mentor eller en IT-ansvarig på skolan om vad elevens/elevernas användarnamn är.
Fyll INTE i lösenordet, så att det automatiskt blir det lösenordet som är satt på skolan.
Klicka sedan på "Skapa" längst ned på sidan.

Om eleverna inte ska logga in på sidan så räcker det med att fylla i deras namn. Fyll gärna i deras e-postadress så att arbetsplatsen kan kommunicera med eleven.

Glöm inte att koppla eleven med praoperioden under "Skolors behov" för prao eller under "Elevers val" för APL.

Frågor & Svar

Hur ger jag en elev en plats från platsbanken?

- Gå in på "Elevers val" i vänstermenyn

- Välj klassen som eleven går i

- Välj eleven i klasslistan

- Välj arbetsplatsen i listan

- Längst ned på sidan under "Skapa val" kan du klicka på Status och ändra den till "Reserverad" eller "Godkänd"
- Klicka sedan på "Skapa val" för att spara valet

En reserverad plats innebär att platsen är tagen i systemet, men varken elever eller arbetsplatser kan se att platsen är tagen.

Frågor & Svar

Hur raderar jag en praoplats från en elev?

- Gå in på "Elevers val" i vänstermenyn
- Välj klassen som eleven går i
- Leta upp eleven i klasslistan

För en snabbskapad plats kan du radera praoplatsen genom att klicka på "Radera snabbskapad plats".
Detta raderar platsen från platsbanken!

Klicka på namnet för företaget om praoplatsen är tilldelad från platsbanken.

Klicka på "Radera" längst till höger för att radera praoplatsen från eleven.
Denna praoplats finns fortfarande kvar i platsbanken och går att tilldela en annan elev.

Frågor & Svar

Hur lägger jag in en egen plats på ett företag som finns i platsbanken?

Detta kan även användas för att minska antalet dubbletter av arbetsplatser.

- Gå in på "Elevers val" i vänstermenyn
- Välj klassen eleven går i
- Leta upp eleven i listan och klicka på snabbskapa egen plats för den eleven
- Fyll i företagets namn och postnummer
- Vänta 10 sekunder så att systemet hinner tänka efter
- I rutan till höger dyker det upp arbetsplatser som liknar företagsnamnet och postnumret
- Om företaget du ska lägga in dyker upp i listan kan du välja den arbetsplatsen och informationen om arbetsplatsen fylls i automatiskt.

OBS: Kontrollera att informationen och kontaktuppgifterna stämmer mellan papper och det som är inlagt! Du kan ändra på all information, varje praoplats som skapas är unik och påverkar inte de andra.
Varje praoplats kan exempelvis ha en egen handledare, tänk en arbetsplats som Coop där en handledare kan jobba på frukt och grönt och en annan handledare kan jobba på kyldisken.

Frågor & Svar

Eleven loggar in, men kan inte söka prao?

Frågor & Svar

Elev kan inte logga in?

Börja med att kolla om eleven finns med i klasslistan (under Klasslistor i vänstermenyn).

Här kan du se elevens användarnamn och byta deras lösenord om de har glömt detta.

För att byta lösenord eller om eleven inte finns med i listan kan du lägga till dem, se länken nedan för hur du går tillväga:

Klicka här för att komma till "Hur ändrar jag klasslistan?"

Om systemet inte kan lägga till eleven så finns det redan en användare för dem på en annan skola, kontakta tillarbetslivet@sambruksupport.se med elevens namn, vilken klass de ska gå i och deras skol-e-postadress så hjälper vi dig att flytta eleven till din skola.

När eleven sedan ska logga in:

Se till så att eleven väljer att logga in som "Elev" från "DIN kommun". Annars får de felmeddelande om felaktigt användarnamn.
Be eleven att skriva in användarnamnet och lösenordet manuellt, använd inte autofyll via webbläsaren. Kopiera och klistra inte in användarnamnet eller lösenordet från annan plats.

Ibland kan det komma med ett mellanslag innan eller efter användarnamnet eller lösenordet, då blir inloggningsuppgifterna fel så att man inte kommer in men det är svårt att se mellanslaget visuellt på skärmen.

Frågor & Svar

Ändra uppgifter om en skapad praoplats / Lås praoplats till en skola

1. Gå in på "Arbetsplatser" i vänstermenyn

2. Sök efter arbetsplatsen och klicka på arbetsplatsens namn i listan.

Klicka på praon du vill ändra på.

4. Klicka på "Ändra uppgifter om praoplatsen" uppe till höger.

Högst upp på sidan kan du ändra om praoplatsen ska vara sökbar för alla elever som har prao på den angivna perioden eller om sökbarheten för platsen ska låsas till en specifik skola.
OBS: En praoplats kan endast låsas till en skola OM ingen elev sökt platsen i systemet!

Längre ned på sidan kan du ändra på uppgifter om praoplatsen, som exempelvis lunchmöjligheter, kontaktuppgifter till personer på arbetsplatsen eller riskbedömningen.
Glöm inte att klicka på spara när du är klar med dina ändringar.

Frågor & Svar

Ändra på närvaro/frånvaro info på praokort

OBS: Endast samordnare/administratör för kommunen kan komma åt "Inställningar".

1. Klicka på "Inställningar" i vänstermenyn.

Skrolla ned till rubriken "Placeringskort" och på "Text för att ange frånvaro/närvaro" kan du klicka på "Ändra" för att ändra på hur arbetsgivare ska markera närvaro/frånvaro på praokortet.
Du kan även klicka på "Jämför" för att se hur andra kommuner har formulerat texten.

Frågor & Svar

Elev har bytt namn/glömt lösenord.

1. Klicka på "Klasslistor" i vänstermenyn.

2. Klicka på klassen eleven går i.

3. Klicka på eleven du vill ändra på.

4. Ändra det du vill ändra. Du kan ändra allt eller bara en sak, och även byta lösenord för eleven om de skulle glömma sitt lösenord.

5. Klicka på spara när du är klar.

Frågor & Svar

Hur lägger jag in långtidsprao/separat praovecka för enskild elev?

För att lägga upp långtidsprao för en elev:

1. Klicka på "Nytt behov" om det inte finns en skapad period som stämmer överens med elevens praoperiod. Eller klicka på pennan om det redan finns ett likadant behov.

2. Skapa behovet med datum. I sökbarhet kan du fylla i ett datum minst 4 veckor innan första praodagen. (Du kan lägga upp en prao som redan börjat innan dagens datum!)

3. Klicka i vilken klass eleven går i och klicka endast i eleven det gäller.

4. Lägg in text som förtydligar att det endast gäller en dag i veckan eller vad ni kommer överens om med arbetsplatsen.

5. Om administratör med högre behörighet lägger upp behovet måste man klicka i rutan för "Dold", om personal med lägre behörighet lägger upp behovet blir praon automatiskt dold. Detta gör att behovet inte syns för någon arbetsgivare när de loggar in på sidan.

6. Snabbskapa praoplatsen på den arbetsplats eleven ska vara hos.

Frågor & Svar

Ändra namn på klass (ex. vid nytt läsår ÅK 8 till 9) -

1. Klicka på "Klasslistor" i vänstermenyn, klicka sedan på "Egenskaper" för klassen du vill ändra på.

2. Ändra namnet på klassen, klicka sedan på "Skapa" för att spara ändringen.

Frågor & Svar

Statistik, hur du importerar en CSV-fil i Excel

1. Öppna Excel, gå till "Data" och välj "Hämta data från text/CSV"

2. Välj CSV-filen du vill importera.

3. För statistik-filen från Tillarbetslivet ska du välja "Filursprung" - "Unicode (UTF-8)" och "Avgränsare" - "Komma".

4. Förhandsvisningen bör likna exemplet ovan nu. Klicka på "Läs in" för att importera datan till Excel.

Funktioner som finns på sidan

# 1 Digitala praokort

Om din kommun vill aktivera denna funktion behöver ni mejla tillarbetslivet@sambruksupport.se så kan vi aktivera den för er.

OBS! Informationen i det digitala praokortet arkiveras INTE. Du som SYV behöver skriva ut det digitala praokortet efter avslutad prao för att ge kortet till eleven eller hur ni vill spara det på skolan. Du har 4 veckor på dig efter avslutad prao att skriva ut kortet. (Vanligtvis, det kan skilja sig mellan olika kommuner. Hör av dig till din samordnare så kan de hjälpa dig).

Mejlet till arbetsgivarna med det vanliga praokortet kommer nu även innehålla en länk till det digitala praokortet.

Du hittar det digitala praokortet under "Praokort" (Placeringskort) i vänstermenyn, klicka på "Digitalt" längst till höger.

När en arbetsplats ändrar på det digitala praokortet så uppdateras statusen under kolumnen "Status" så att du som SYV kan se vilka arbetsplatser har använt sig av det digitala praokortet.

När praon är slut så kan arbetsgivaren fylla i sitt namn för att signera praokortet. Observera att vissa arbetsgivare kanske råkar fylla i denna ruta i förtid, då försvinner texten "ändrades senast (datum)".

För att skriva ut det digitala praokortet klickar du på "Digitalt" och sedan "Skriv ut sidan". Du kan välja att skriva ut sidan eller spara till PDF.

Det digitala praokortet ska innehålla samma handledarutlåtande som det vanliga praokortet, hör av dig till tillarbetslivet@sambruksupport.se om du tycker något saknas.

Det går inte att välja flera elever för att skriva ut det digitala praokortet, utan man behöver skriva ut korten en och en. Önskemål om utskrift i bulk har noterats!

Funktioner som finns på sidan

#11 Ackvirera platser (endast digitalt) - Skicka förhandsgranskning av mejl till dig själv

Om er kommun ackvirerar praoplatser endast digitalt kommer ni från ackvireringssidan kunna skicka ett e-postmeddelande till er själva för att kunna förhandsgranska hur ert meddelande ser ut när ni väl skickar ut det till arbetsgivarna.

Funktioner som finns på sidan

# 12 Lättare översikt för arbetsplats med olika avdelningar

För större arbetsplatser är det nu lättare att särskilja varje erbjuden praoplats genom att de nu kan se vem som är satt som kontaktperson och handledare för varje plats.

Samordnare och syv kan se samma information under "Arbetsplatser".

Funktioner som finns på sidan

# 16 Återbud/ändringar om praoplats - uppdateringsmejl till syv

Om en praoplats har blivit reserverad eller tilldelad och godkänd till en elev kommer det nu gå ett mejl till ansvarig syv på skolan om en arbetsplats ändrar på praoplatsen. Mejl skickas ut om någon av följande ruta ändras: Antalet erbjudna platser, kontaktpersonens eller handledarens namn, e-post eller telefonnummer, krav på personligt möte, viktig information och arbetstider.

Funktioner som finns på sidan

# 19 Elever kan se praoplatser som inte sträcker sig över hela perioden

Elever kan nu se praoplatser som inte sträcker sig över hela deras praoperiod, exempelvis om eleven har prao två veckor men arbetsplatsen endast erbjuder prao en av dessa två veckor.

Eleverna kan EJ söka dessa platser, endast se dem. Syv kan tilldela dessa platser till eleven manuellt.

Funktioner som finns på sidan

#23 Kontaktuppgifter vid samma handledare och kontaktperson

Knapp tillagd för att kopiera över kontaktpersonens uppgifter till rutorna för handledaren, ifall samma person på en arbetsplats har båda rollerna.

Funktioner som finns på sidan

#27 Ändra på tackbrev

Klicka på "Inställningar" i vänstermenyn och leta upp "Tackmail till företag som har haft elev" i listan. Klicka på "Ändra" för att kunna ändra på innehållet i tackmailet som skickas från sidan.

Funktioner som finns på sidan

#30 Företagspresentation

När ett företag fyller i formuläret för praoplats digitalt kan de skriva om sig själva som en presentation.

De kan använda sig av viss enkel formatering för att ändra på textens utseende.

Funktioner som finns på sidan

# 34 När kontaktuppgifterna senast uppdaterades

Under "Arbetsplatser" kan man nu se när arbetsplatsen sist uppdaterade sina kontaktuppgifter.

Funktioner som finns på sidan

#36 Skolmatsalar, ändra erbjudandets lunchmöjligheter

Under "Elevers val" -> "Klass elevers val" kan man direkt ändra på elevens lunchmöjligheter.

OBS: Om en arbetsplats erbjuder flera praoplatser vid ett praotillfälle så ändras lunchmöjligheten på samtliga praoplatser. (Generellt brukar detta inte vara ett problem, då man vill att eleverna ska äta på den närmsta skolan i förhållande till arbetsplatsen).

---

Funktioner som finns på sidan

# 42 Gamla riskanalyser glöms bort - Påminnelseruta om att uppdatera

Arbetsplatsen får nu upp en varningsruta när de loggat in på sidan som påminner dem att uppdatera sin riskbedömning var 6:e månad.

Som samordnare/syv är det inget som du behöver göra åt denna ruta. Den är till för att få arbetsgivarna att uppdatera riskbedömningen så att den blir aktuell.

Funktioner som finns på sidan

# 44 Få fram alla arbetsplatsers e-postadress (Endast digital ackvirering)

Nu kan även de kommuner som ackvirerar endast digitalt få fram e-postadresser till alla arbetsplatser som har e-postadress.
Gå in under "Ackvirera platser" och välj "Visa e-postadresser för arbetsplatser som HAR e-post" i dropdown-menyn.

Funktioner som finns på sidan

# 47 Lägga in arbetsplatser via en funktion på sidan

Under "Arbetsplatser" kan man nu lägga in arbetsplatser i bulk. Klicka på "Flera nya arbetsplatser+".

Upplägget fungerar på samma sätt som man för in elever manuellt.
Kopiera en kolumn i taget från en Excel-fil med information och klistra in i rätt kolumn på sidan. Det går INTE att kopiera och klistra in flera kolumner samtidigt, man måste ta dem en i taget.
För att lägga till arbetsplatser så att de får ett ackvireringsmejl behöver man skapa och lägga till dem i sändlistan.

Funktioner som finns på sidan

#52 Tydliggöra detaljerad lista

Länken till "detaljerad lista" när elev söker praoplats eller när syv tilldelar platser från systemet ligger nu högst upp under rubriken "Platser" i stället för längst ned på sidan i pytteliten text.

Funktioner som finns på sidan

# 76 Signering med BankID vid ackvirering

Om din kommun vill aktivera denna funktion behöver ni mejla tillarbetslivet@sambruksupport.se så kan vi aktivera den för er.

OBS! Om ni aktiverar denna funktion kan arbetsplatser som inte har tillgång till BankID INTE kunna erbjuda er praoplatser digitalt! Då behöver de mejla in praoinformation till er (eller fylla i svarsblanketten fysiskt om er kommun fortfarande använder den).

Vi erbjuder endast signering med BankID, inga andra alternativ.

När en arbetsplats erbjuder praoplatser vid en ackvirering behöver arbetsplatser signera praoplatserna, riskbedömningen och åtaganden och ansvar med BankID.

Om en arbetsplats loggar in och ändrar på riskbedömningen i efterhand så behöver de signera med BankID igen för att godkänna ändringen.

Funktioner som finns på sidan

#79 Bekräftelse av läst mejl

Nu finns möjligheten att se att en arbetsplats har öppnat mejlet men inte klickat på bekräftelsemejlet.

OBS! Funktionen kan endast visa att mejlet har öppnats om arbetsplatsens mejlklient stödjer funktionen att ge kvittens på öppnat mejl. Alla mejlklienter har inte denna funktion.

Funktioner som finns på sidan

#88 Textändring underskrifter

Förtydligande text om att arbetsgivare/VH ska signera med BankID eller skriva ut och skriva under för hand, inte både och.

Funktioner som finns på sidan

#90 Flytta arbetsgivarelista vid nyregistrering av plats för mobilvy

I mobilvy hamnar nu listan med liknande arbetsplatser direkt under rutan "Om företaget/arbetsplatsen".

Förr hamnade den längst ned på sidan så att arbetsplatser missade rutan.

Funktioner som finns på sidan

#93 Ändra på praoinfo för flera objekt samtidigt

Man kan ändra på kontaktuppgifter för flera praotillfällen samtidigt, under "Arbetsplatser" -> "Arbetsplatsens namn".

Klicka på "Ändra kontaktinformationen på nuvarande praouppgifter", bocka sedan i vilka veckor du vill ändra kontaktinformationen på och fyll i de nya uppgifterna. Klicka sedan på "Uppdatera valda poster" för att spara ändringen.

Funktioner som finns på sidan

#95 Mejlfunktion från Tillarbetslivet

Längst ned på sidan "Arbetsplatser" finns det en mejlfunktion till arbetsplatserna. (Endast för samordnare!)

1. Först behöver du göra ett urval av vilka arbetsplatser du ska mejla, klicka sedan på sök. Lämpligast är praoperioden för en skola, för att exempelvis informera arbetsplatserna om att eleverna är lediga 1 maj.

2. Klicka sedan på "Skicka epost till arbetsplatserna"

3. Här kan du skriva meddelandet till arbetsplatserna. Signaturen kommer med automatiskt i mejlet, dessa uppgifter ska vara kontaktuppgifter till den som skickar mejlet.

Nyligen tillagda funktioner

#28 Rapport, elevers val - Spara som PDF

En länk för "Skapa PDF" har lagts till, samt möjligheten att skicka PDF direkt från sidan till valfri e-postadress.

Nyligen tillagda funktioner

#55 Kunna se mejl som SYV skickat för egen plats

Historiken för mejl skickade för egen praoplats visar nu mejladresser som SYV skickat för elever.

Nyligen tillagda funktioner

#63 Frånvaroanmälan

Under "Skolors behov" kan man lägga in information om kontakt vid frånvaro.

Nyligen tillagda funktioner

#64 Skicka om PRAO-kort

Under "Praokort" finns funktionen "Skicka om praokort" ifall arbetsplatsen fyllt i felaktig e-postadress, ändring av handledare eller de inte fått mejlet med praokort.

Nyligen tillagda funktioner

#83 Inlogg för mentorer

Om din kommun vill använda denna funktion behöver ni mejla tillarbetslivet@sambruksupport.se så kan vi lägga upp konton för mentorsinloggning. Vi lägger upp ett mentorskonto per skola.

Ett mentorskonto kan se "Elevers val" och "Rapport, elevers val".

På "Elevers val" kan de klicka på de olika klasserna och se om eleverna har sökt prao i systemet, om eleverna har en reserverad eller godkänd plats samt om "Val saknas".

Mentorerna kan hjälpa till att lägga till egna praoplatser under "Snabbskapa egen plats", men de kan inte klicka på några andra länkar.

Nyligen tillagda funktioner

#89 Statistik - egen eller ackvirerad plats

Under "Arbetsplatser" kan man längst ned på sidan hitta "Visa statistik".

För kommande prao sparas informationen om praoplats är tilldelad från praobanken (godkänd) eller om eleven har hittat platsen på egen hand (egna). (För prao innan 2025 finns inte information om egen plats sparad!)

Nyligen tillagda funktioner

#94 Branscher - obligatorisk information

Om din kommun vill aktivera denna funktion behöver ni mejla tillarbetslivet@sambruksupport.se så kan vi aktivera den för er.

Branschområde kan nu väljas till att bli obligatorisk information för arbetsgivarna att ange vid praoerbjudande.

Nyligen tillagda funktioner

#98 Egen plats - automatiskt reserverad istället för godkänd

Tidigare har egna praoplatser blivit automatiskt godkända i systemet.

Nu kan man välja mellan att praoplatsen blir automatiskt godkänd eller reserverad, så att SYV kan kontrollera praoplatsen innan de godkänner platsen.

Om din kommun vill aktivera denna funktion behöver ni mejla tillarbetslivet@sambruksupport.se så kan vi aktivera den för er.

Nyligen tillagda funktioner

#101 Arkivering - spara vilket val eleven fick

Vid arkivering sparas nu informationen om eleven fick sitt förstahands val, andrahands val, osv.

Informationen hittas under "Arkiv" -> "Info" per elev

Nyligen tillagda funktioner

#102 Arbetsplats som kräver tystnadsplikt

En ruta för tystnadsplikt har lagt till som företag kan bocka i vid behov.

Nyligen tillagda funktioner

#103 Ackvirering - påminnelse endast till arbetsplatser utan erbjudna praoplatser

Om man skickar en andra ackvireringsmejl som påminnelse så skickas den nu endast till arbetsgivare som inte lagt upp praoplatser för kommande termin.

I samband med detta har även en text lagts till för att förtydliga för arbetsgivare att de redan lagt upp praoplatser för specifika veckor för att minska risken för dubbelbokningar.

Kommande funktioner

Instruktioner för arbetsgivare

OBS: Dessa instruktioner är generella för sidan. Er kommun kan ha valt att göra vissa saker på ett annat sätt, hör av er till er praosamordnare i kommunen för mer information.

Välj vilken kommun ni vill erbjuda praoplatser.
Om ni kan erbjuda prao i flera kommuner (exempelvis en region) behöver ni skapa konton för varje kommun separat.

OBS 1: Om din arbetsplats ligger i en annan kommun som använder Tillarbetslivet än den kommun som förfrågat om praoplatser kan du behöva klicka på din egen kommun för att logga in på sidan.
OBS 2: vissa kommuner vill ej att arbetsgivare ska kunna registrera sig på sidan, då de vill att eleverna ska söka platser helt på egen hand. Hör av er till praosamordnaren i er kommun eller en SYV på en skola så kan de ge er mer information.

Klicka på bokstaven er arbetsplats namn börjar på och kontrollera om ni finns med i listan. (Ibland får man kolla flera bokstäver om er arbetsplats har flera ord som kan vara första bokstaven).
Finns ni med i listan kan ni klicka på namnet och logga in med ert lösenord. Har ni glömt lösenordet kan ni klicka på ”Glömt lösenord” och följa instruktionerna för att få tillbaka det.
Om er arbetsplats inte finns med kan ni klicka på texten ”skapa den här” för att lägga till er i listan av arbetsplatser.

(För att skapa en ny arbetsplats)
Fyll i arbetsplatsens namn, adress, postnummer och en e-postadress.

Er arbetsplats har nu skapats. Klicka på ”Skapa ny praoplats” om ni vill erbjuda praoplatser.
Om det inte finns kommande praoperioder eller om ni bara vill lägga in kontaktuppgifter kan ni klicka på ”Ändra framtida praouppgifter”.
(Det kan hända att närliggande kommuner dyker upp i denna lista för er ifall ni tar emot elever från flera kommuner).

Fyll i information om praoplatsen, kontaktuppgifter och riskanalysen av er arbetsplats.
Läs igenom informationen för er som arbetsgivare!
(Alla kommuner använder inte riskanalysen på sidan, om den saknas så har er kommun valt att inte använda den).

Beskriv gärna elevens arbetsuppgifter utförligt så att de förstår vad de kommer att göra hos er, men försök hålla er kortfattade. Ni kan fylla i mer information om er arbetsplats under ”Om företaget, presentation”.
Om ni vill erbjuda flera praoplatser under samma period på olika avdelningar eller med olika handledare så kan ni skapa en praoplats per avdelning/handledare. Skapa sedan en ny praoplats och ändra på handledarens kontaktuppgifter.
Klicka sedan på ”Skapa”.

På första sidan kan ni nu se när ni erbjuder praoplatser, och om platsen är ledig eller har tilldelats till en elev.
Ni kommer INTE se elevinformation på denna sida. 10 arbetsdagar innan eleven kommer till er får ni ett mejl med information om eleven. (I vissa kommuner kan informationen skickas 3-5 arbetsdagar innan).

Ni kan när som helst logga in och ändra uppgifter om praoplatser. Klicka på praoveckan ni vill ändra på och klicka på ”Ändra uppgifter om praoplatsen” längst upp till höger.