# Användarhandledning Tjänstekollen

# Begrepp

<table border="1" id="bkmrk-begrepp-f%C3%B6rklaring-r" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 501px;"><tbody><tr><td style="width: 22.5926%;">**Begrepp**</td><td style="width: 77.4074%;">**Förklaring**</td></tr><tr><td style="width: 22.5926%;">Resurs</td><td style="width: 77.4074%;">Den digitala lärresurs som ska bedömas. Resurs ska ses som synonymt med Tjänst. En Resurs har status Aktiv då den kan nyttjas för bedömning och den syns under Resurser i listan för en skolhuvudman då den har status Aktiv, inte annars.

</td></tr><tr><td style="width: 22.5926%;">Resursbegäran</td><td style="width: 77.4074%;">Förkortas RB. En anmodan från en Skolhuvudman för att skapa en ny Resurs i Tjänstekollen och att samla in information om denna.</td></tr><tr><td style="width: 22.5926%;">Bedömning</td><td style="width: 77.4074%;">Den bedömning en skolhuvudman gör av en viss Resurs. En bedömning kan vara Aktiv eller Arkiverad. Alla skolhuvudmän kan ta del av de andra skolhuvudmännens genomförda bedömningar.</td></tr><tr><td style="width: 22.5926%;">Bedömning Pedagogisk</td><td style="width: 77.4074%;">Den bedömning en skolhuvudman kan, men inte måste, göra av en Resurs ur ett pedagogiskt perspektiv</td></tr><tr><td style="width: 22.5926%;">Forum</td><td style="width: 77.4074%;">Den plats i Tjänstekollen där skolhuvudmän kan föra en öppen dialog om Resurser, Leverantörer eller annat. Ej tillgängligt för Leverantörer.</td></tr><tr><td style="width: 22.5926%;">Forumtråd</td><td style="width: 77.4074%;">En övergripande rubrik på en dialog, en tråd innehåller ett eller flera inlägg.</td></tr><tr><td style="width: 22.5926%;">Inlägg</td><td style="width: 77.4074%;">En text som kommentar i en Forum tråd.</td></tr><tr><td style="width: 22.5926%;">Infoversion</td><td style="width: 77.4074%;">En resurs är alltid kopplad till en Infoversion. Infoversionen hanterar olika versioner av den metadata som leverantören tilhandahåller om en reusrs. Funktionen hos resursen kan vara exakt densamma, men något i den underliggande IT-sturkturen t.ex. kan ha förändrats eller något relaterat till hanteringen av personuppgifter. Vad som förändrats beskrivs i kommentarer till respektive infoversion.</td></tr><tr><td style="width: 22.5926%;">Bedömningsnotering</td><td style="width: 77.4074%;">En skolhuvudman kan till varje bedömning göra noteringar där man refererar till det ID nummer som finns på varje informationsfält kopplat till repsketive resurs. Skolhuvudmanen kan i varje enskilt fall välja om den aktuella noteringen ska vara intern eller publik, dvs visas endast för användare hos den aktuella skolhuvudmanen eller för alla skolhuvudmän som nyttjar Tjänstekollen.</td></tr></tbody></table>

**Olika statusar på resurser vid olika händelser**

<div id="bkmrk-h%C3%A4ndelse-status-komm"><table data-editing-info="{"topBorderColor":"#ABABAB","bottomBorderColor":"#ABABAB","verticalBorderColor":"#ABABAB","hasHeaderRow":false,"hasFirstColumn":false,"hasBandedRows":false,"hasBandedColumns":false,"bgColorEven":null,"bgColorOdd":"#ABABAB20","headerRowColor":"#ABABAB","tableBorderFormat":0,"verticalAlign":"top"}" id="bkmrk-h%C3%A4ndelse-status-komm-0"><tbody><tr><td><div>Händelse</div></td><td><div>Status</div></td><td><div>Kommentar</div></td></tr><tr><td><div>När skolhuvumanen skapar en resursbegäran</div></td><td><div>Utfärdad</div></td><td> </td></tr><tr><td><div>När en leverantör påbörjat ifyllnad av information</div></td><td><div>Pågående</div></td><td> </td></tr><tr><td><div>När leverantören skickat till CentralAdmin för aktivering</div></td><td><div>Redo för Aktivering</div></td><td> </td></tr><tr><td><div>När CentralAdmin skickar tillbaka en resurs för komplettering av leverantören</div></td><td><div>Pågående</div></td><td> </td></tr><tr><td><div>När leverantören väljer att justera en resurs som är skickad för aktivering</div></td><td><div>Ändras från "Redo för aktivering" til Pågående</div></td><td> </td></tr><tr><td><div>När CentralAdmin aktiverar en resurs så information blir tillgänglig för alla skolhuvudmän</div></td><td><div>Aktiv</div></td><td> </td></tr><tr><td><div>När leverantören eller CentralAdmin väljer att arkivera resursen</div></td><td><div>Arkiverad</div></td><td> </td></tr><tr><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td> </td><td> </td><td> </td></tr></tbody></table>

</div><div id="bkmrk-"></div># Roller

Tjänstekollen är uppbyggd runt ett antal roller, de redovisas i matrisen nedan.

<table border="1" id="bkmrk-rollnamn-beskrivning" style="border-collapse: collapse; width: 137.654%; height: 840px;"><tbody><tr style="height: 29px;"><td style="width: 25%; height: 29px;">**Rollnamn**</td><td style="width: 58.9506%; height: 29px;">**Beskrivning**</td><td style="width: 31.7901%; height: 29px;">**Skapas av**</td></tr><tr style="height: 70px;"><td style="width: 25%; height: 70px;">CentralAdmin</td><td style="width: 58.9506%; height: 70px;">- Kan göra allt i systemet.
- Kan skapa användare med alla andra roller.

</td><td style="width: 31.7901%; height: 70px;">- Sambruk kansli(SuperAdmin)

</td></tr><tr style="height: 154px;"><td style="width: 25%; height: 154px;">Skol Admin

</td><td style="width: 58.9506%; height: 154px;">- Kan se alla Resurser.
- Kan skapa Bedömningar utifrån Aktiva Resurser.
- Kan se andra skolhuvudmäns bedömningar.
- Kan skapa nya användare för den egna Skolhuvudmannen.
- Kan se pedagogiska bedömningar.
- Kan läsa och skriva i Forum

</td><td style="width: 31.7901%; height: 154px;">- CentralAdmin
- SkolAdmin

</td></tr><tr style="height: 137px;"><td style="width: 25%; height: 137px;">Skola User</td><td style="width: 58.9506%; height: 137px;">- Kan se alla Resurser.
- Kan skapa Pedagogiska Bedömningar utifrån Aktiva Resurser.
- Kan se andra skolhuvudmäns bedömningar.
- Kan se pedagogiska bedömningar.
- Kan läsa och skriva i Forum

</td><td style="width: 31.7901%; height: 137px;">- CentralAdmin,
- SkolAdmin

</td></tr><tr style="height: 120px;"><td style="width: 25%; height: 120px;">Leverantör Admin</td><td style="width: 58.9506%; height: 120px;">- Kan se alla egna Resurser
- Kan skapa ny Resurser
- Kan fylla i information om Resurser
- Kan skicka Resurs till SuperAdmin för Aktivering
- Kan skapa nya användare för den egna organisationen

</td><td style="width: 31.7901%; height: 120px;">- Central Admin
- Leverantör Admin

</td></tr><tr style="height: 103px;"><td style="width: 25%; height: 103px;">Leverantör User</td><td style="width: 58.9506%; height: 103px;">- Kan se alla egna Resurser
- Kan skapa ny Resurser
- Kan fylla i information om Resurser
- Kan skicka Resurs till SuperAdmin för Aktivering

</td><td style="width: 31.7901%; height: 103px;">- Central Admin,
- Leverantör Admin

</td></tr><tr style="height: 70px;"><td style="width: 25%; height: 70px;">Leverantör Read Only</td><td style="width: 58.9506%; height: 70px;">- Kan se alla egna Resurser

</td><td style="width: 31.7901%; height: 70px;">- CentralAdmin,
- Leverantör Admin

</td></tr><tr style="height: 70px;"><td style="width: 25%; height: 70px;">Skola View</td><td style="width: 58.9506%; height: 70px;">- Kan se alla egna Resurser och bedömningar

</td><td style="width: 31.7901%; height: 70px;">- CentralAdmin,
- Skola Admin

</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 25%; height: 29px;">Friskola Admin</td><td style="width: 58.9506%; height: 29px;">Kan se alla Resurser.

- Kan skapa Bedömningar utifrån Aktiva Resurser.
- Kan skapa nya användare för den egna Skolhuvudmannen.

</td><td style="width: 31.7901%; height: 29px;">- CentralAdmin
- Friskola Admin

</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 25%; height: 29px;">Friskola User</td><td style="width: 58.9506%; height: 29px;">- Kan se alla Resurser.
- Kan se egna skolhuvudmanens bedömningar

</td><td style="width: 31.7901%; height: 29px;">- CentralAdmin
- Friskola Admin

</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 25%; height: 29px;">Friskola Read only</td><td style="width: 58.9506%; height: 29px;">- Kan se alla egna Resurser och bedömningar

</td><td style="width: 31.7901%; height: 29px;">- CentralAdmin
- Friskola Admin

</td></tr></tbody></table># Lösenord

Man kan själv byta sitt lösenord när man är inloggad, gör enligt nedan:

[![image-1705911582265.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/image-1705911582265.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/image-1705911582265.png)

Om man glömt sitt lösenord finns två sätt att få ett nytt:

1. Kontakta sin lokala administratör, alla användare i den egna organisationen som har roll SkolAdmin, de kan byta lösenord på ditt konto.
2. Maila till <hjalp@sambruksupport.se> från den epost adress du har registrerad i Tjänstekollen.# För Skolhuvudmän



# Centrala Processer Skolhuvudmän

Den centrala processen i Tjänstekollen illustreras nedan. Så snart en Resurs inte längre är Aktiv, på grund av att Leverantören förändrat tjänsten på något vis eller att lagstifning förändrats eller andra skäl, så får processen tas om.

1. [Skapa Resursbegäran och Resurs](#bkmrk-1.skapa-resursbeg%C3%A4ra)
2. [Bedöma Resurs](#bkmrk-2.bed%C3%B6mma-resurs)
3. [Bedöma Resurs ur pedagogiskt perspektiv](#bkmrk-3.-bed%C3%B6ma-resurs-ur-)
4. [Arkivera Bedömning](#bkmrk-4.arkivera-bed%C3%B6mning)

#### 1.Från Resursbegäran till Aktiv Resurs till Bedömning

<div drawio-diagram="417" id="bkmrk-">![](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/drawio/2023-11/drawing-1-1699946420.png)</div>#### 2.Bedömma Resurs - detalj

<div drawio-diagram="418" id="bkmrk--0">![](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/drawio/2023-11/drawing-1-1699946427.png)</div>Bedömning har nu status = Aktiv och delas med andra skolhuvudmän.

#### 3. Bedöma Resurs ur pedagogiskt perspektiv

<div drawio-diagram="419" id="bkmrk--1">![](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/drawio/2023-11/drawing-1-1699946569.png)</div>#### 4.Arkivera Bedömning

Då en bedömning inte längre anses gällande kan en Skolhuvudman sätta den till status=Arkiverad och den är då inte längre gällande.

Man gör det enkelt genom att i verktyget välja att klicka på Arkivera till vänster om respektive Resurs.

Om man åter vill aktivera en Bedömning, går man till menyvalet Bedömningar och i listan med Ej Aktiva Bedömningar kan man klicka på Aktivera till vänster om den Bedömning man åter vill Aktviera.

# Startsidan

Skolhuvudmän har en vänstermeny med följande val

[![image-1706888879641.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/image-1706888879641.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/image-1706888879641.png)

1. Resurser - innehåller information om alla aktiva och akriverade Resurser. Man kan filtrera och söka i de olika listorna. Från detta menyval kan man även skapa en begäran om information för en ny resurs, en resursbegäran.
2. Bedömningar - valet fokuserar på att skapa, ändra, ta bort och arkivera bedömningar.
3. Leverantör - en lista med sökmöjligheter för de leverantörer som finns i Tjänstekollen.Skolhuvudmän, en sökbar lista på alla skolhuvudmän som använder Tjänstekollen.
4. Användare - en lista med alla användare för den egna skolhuvudmanen, samt möjlighet för en Admin att skapa nya användare och att ändra och ta bort befintliga användare.
5. Statistik - ett menyval som samlar olika statistik för resurser, bedömningar och annat.
6. Dokumentation vilket leder till den dokumentation du just läser
7. Forum vilket är en länk till det forum alla skolhuvudmän som nyttjar Tjänstekollen får tillgång till.
8. Support - en länk till Sambruk Supports e-post.

Startsidan ser ut enligt nedan i sin helhet. Den innehåller tre olika flikar:

1. Resursbegäran
2. Aktiva Resurser
3. Ej Aktiva Resurser

[![image-1705047014213.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/image-1705047014213.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/image-1705047014213.png)

Under fliken Resursbegäran kan man se alla sina egna resursbegäran, men man kan även se alla andra skolhuvudmäns resursbegäran som är under behandling.

Då en resursbegäran är behandlad och en aktiv resurs skapats så syns den fortfarande i listan tills den skolhuvudman som begärt resursen klickar på Hanterad till vänster om resursen i listan.

# Skapa ny användare

#### **Observera att skolhuvudmannen ansvarar för användarhanteringen i systemet. Att rätt personer har rätt behörigheter för den aktuella skolhuvudmannen och att personer som inte längre ska ha tillgång tas bort.**

[![image-1705074233614.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/image-1705074233614.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/image-1705074233614.png)

För att skapa en ny användare i den egna organisationen följ stegen nedan.

1. Klicka på knappen "Skapa ny användare"
2. Fyll i informationen .
3. Klicka på Spara
4. Meddela inloggninsuppgifter till den nya användaren.

# Skapa Resursbegäran

Gå till Startsidan

Där finns knappen

[![image-1699959776591.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2023-11/scaled-1680-/image-1699959776591.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2023-11/image-1699959776591.png)

Klicka på denna och fyll i formuläret enligt nedan:

[![image-1705047478748.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/image-1705047478748.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/image-1705047478748.png)

För att ange leverantör så välj från listan med rubriken Leverantör. OM inte leverantören finns i den listan så skriv in namnet på leverantören i fältet med rubriken Ny Leverantör.

Ge så mycket information ni kan, om det är otillräckligt för att Cantral Admin ska kunna hantera begäran så återkommer hen med kompletterande frågor till er.

Resursbegäran dyker upp i listan enligt nedan om man klickar på Refresh.

[![image-1705047521210.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/image-1705047521210.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/image-1705047521210.png)

Då en resursbegäran är behandlad och en aktiv resurs skapats så syns den fortfarande i listan tills den skolhuvudman som begärt resursen klickar på Hanterad till vänster om resursen i listan.

# Bedöma Resurser

När en Resurs finns aktiv i Tjänstekollen kan man som Skolhuvudman utföra en Bedömning.

Från menyvalet Bedömningar och knappen Skapa Bedömning.

Man kan till varje bedömning koppla fritt antal noteringar som refererar till olika informationsfält för den aktuella resursen. Dessa noteringar kan man i varje enskillt fall välja att göra interna eller publika, dvs om de endast ska visas för den egna skolhuvudmannen eller för alla skolhuvudmän som nyttjar Tjänstekollen.

Man kan i bedömningen nedan ange tre olika bedömningar:

1. Godkänd
2. Godkänd med restriktioner
3. Inte Godkänd

Det finns ett fält, Motivering till beslut, där man fyller i vad bedömningen baseras på. Det finns även ett fält för Restriktioner, där man fyller i eventuella användningsrestriktioner.

I formuläret enligt nedan skriver man in sin bedömning.

[![image-1699960547072.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2023-11/scaled-1680-/image-1699960547072.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2023-11/image-1699960547072.png)

När man skapat en bedömning, men inte aktiverat den, kan man lägga till noteringar enligt nedan.

[![image-1705048466595.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/image-1705048466595.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/image-1705048466595.png)

# Bedömning ur pedagogiskt perspektiv

Det finns möjlighet i systemet att utärda en bedömning av en Resurs ur ett pedagogiskt perspektiv. Varje användarorganisation väljer själva om de vill nyttja detta eller inte. Det finns inget krav i processen att det ska förekomma en pedagogisk bedömning innan en GDPR bedömnin kan göras. Dessa två bedömningar är helt fristående från varandra.

Den roll som kan skapa en pedagogisk bedömning kallas School Admin Educational.

Rollen School Admin Data Integrity kan se den pedagogiska bedömningen, men inte skapa den.

I Vänstermeny väljer man menyval Resurs och får upp tabellen nedan, man väljer den knapp som det står SKapa Ped Bedömning på.

[![image-1698067645451.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2023-10/scaled-1680-/image-1698067645451.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2023-10/image-1698067645451.png)

Nu kommer följande dialogruta upp och man skriver där in sin bedömning och klickar på den blå Spara knappen.

[![image-1685302821661.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2023-05/scaled-1680-/image-1685302821661.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2023-05/image-1685302821661.png)

# Forum

Forum funktionerna finns för att alla användarorganisationer av Tjänstekollen ska kunna föra en öppen dialog runt olika ämnen, kanske av väldigt specifik art runt en Resurs eller en leverantör, men även av mer generell karaktär och även runt utveckling och justering av själva systemet Tjänstekollen. Alla kan se alla inlägg och alla kommentarer. Leverantörer kan inte se något.

[![image-1698068120329.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2023-10/scaled-1680-/image-1698068120329.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2023-10/image-1698068120329.png)

Forumet finns på adressen: [forum.sambruk.se](https://forum.sambruk.se/login)

Forumfunktionen ligger på plattformen Discourse som många är välbekanta med. Det finns i dagsläget ingen integration mellan Tjänstekollen och själva forumfunktionen.

Inloggningen till forumfunktionen är inte kopplad till inloggningen i Tjänstekollen.

Support ger som vanligt via <hjalp@sambruksupport.se>

# För Leverantörer



# Centrala Processer

##### Detta är den centrala processen för att skapa en Resurs och att använda den för att göra en Bedömning

[![image-1699957365652.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2023-11/scaled-1680-/image-1699957365652.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2023-11/image-1699957365652.png)

# Startsida

Leverantörer har tillgång till följande menyval

[![image-1699963984195.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2023-11/scaled-1680-/image-1699963984195.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2023-11/image-1699963984195.png)

1. Resurser - listar alla nya, aktiva och akriverade resurser för den inloggade leverantören
2. Användare - listar alla den inloggade leverantörens användare
3. Statistik - visar olika statistik för Tjänstekollen

Startsida är Resurser och tre flikar

1. Resurser att hantera - här listas alla de resurser som ännu inte är aktiverade, dvs resurser som leverantören själv skapat, men inte färdigställt eller en resurs någon skolhuvudman begärt information om.
2. Aktiva resurser - alla resurser som leverantören lämnat information om och som Central Admin aktiverat.
3. Arkiverade resurser - visar resurser som inte längre är aktiva och som inte kan nyttjas för nya bedömningar, men som finns kvar som referens.

En leverantör kan själv skapa nya Resurser och skicka för aktivering av Central Admin, antingen genom att skapa en helt ny Resurs eller genom att kopiera en befintlig och modifiera denna.

[![image-1705048603526.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/image-1705048603526.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/image-1705048603526.png)

# Skapa användare

#### **Observera att leverantören ansvarar för användarhanteringen i systemet. Att rätt personer har rätt behörigheter för den aktuella leverantören och att personer som inte längre ska ha tillgång tas bort.**

Välj menyalternativ Användare

Klicka på knappen "Skapa användare"

[![image-1705050537014.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/image-1705050537014.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/image-1705050537014.png)

Fyll i formuläret och ange vilken leverantör som avses(man kan bara välja den organisation man själv tillhör)

[![image-1705050639344.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/image-1705050639344.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/image-1705050639344.png)

Meddela sedan den nya användaren inloggningsuppgifter, inget meddelande skickas automatiskt till den nya användaren.

# Lägga in information om Resurs

Formuläret innehåller en hel del fält som ska fyllas i och är därför uppdelad på fem olika flikar när den skapas och visas.

Flikarna är:

1. Basinformation
2. Personuppgifter
3. Kategorier av Personuppgifter
4. Underleverantörer
5. Övrigt

**Tänk på att klicka på Spara innan ni lämnar respektive flik!**

Varje flik i formuläret har en spara knapp som man måste klicka på för att spara informationen man fyllt i under den aktuella fliken.

När man tycker att man fyllt i all information korrekt så kan man skicka resursen till Central Admin för <span style="text-decoration: underline;">aktivering</span>. Detta steg är en kvalitetssäkring så att informationskvaliteten i tjänsten håller en hög och jämn kvalitet. Det kan hända att Central Admin skickar tillbaka resursen till er som leverantör för att ändra eller komplettera med något. Då kommer det följa ett meddelande med tillbaka till er. Resursen dyker åter upp i listan på resurser at hantera och under den tabellen så kommer ett meddelande att finnas i tabellen under.

Ni korrigerar då i enlighet med meddelandet från Central Admin, lägger kanske till ett eget meddelande genom att klicka på "Nytt meddelande"

[![image-1706862008592.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/image-1706862008592.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/image-1706862008592.png)

Skriv meddelandet och välj vilken resurs meddelandet ska koplas till.

[![image-1706862100335.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/image-1706862100335.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/image-1706862100335.png)

Man klickar åter på Skicka för Aktivering och då meddelas Central Admin som kan aktivera resursen som då blir synlig för alla skolhuvudmän.

[![image-1699965057267.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2023-11/scaled-1680-/image-1699965057267.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2023-11/image-1699965057267.png)

Formuläret på flikarna ser ut enligt nedan, alla informationsfält har ett unikt ID nummer som man kan referera till om man har frågor till CentralAdmin eller andra:

[![image-1705051532663.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/image-1705051532663.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/image-1705051532663.png)

# Skapa Resurs

Man kan antingen skapa en helt ny Resurs och fylla i information om denna eller så skapar man en kopia av en befintlig Resurs och uppdaterar denna Resurs under ett nytt namn eller med en ny version och samma namn.

Det är mycket information som ska fyllas i och om man har många resurser med liknande information är det bra att först fokusera på att skapa en resurs som fylls i fullständigt och som aktiveras av CentralAdmin. Då vet ni som leverantör att ni har en bra förlaga att kopiera och nyttja vidare.

Alla bedömningar är kopplade till en Resurs som är Aktiv eller Arkiverad. Informationen på en Resurs som någon gjort en bedömning på kan inte ändras, utan en ny Resurs skapas med ett nytt informations versionsnummer och de som gjort bedömningar uitfrån tidigare Resursbeskrivning får en notis.

För att skapa resurs klicka på knappen

[![image-1699965415175.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2023-11/scaled-1680-/image-1699965415175.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2023-11/image-1699965415175.png)

# Informations versioner

Alla resursers informationer är kopplade till en informationsversion. När en leverantör behöver justera informationen om en aktiv resurs begär man att den ska öpnnas för ändring enligt nedan:

[![image-1705057407887.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/image-1705057407887.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/image-1705057407887.png)

Då kommer status att ändras till Pågående och ni kan gå till fliken Resurser att hantera.

Ni väljer Ändra och beskriver era förändringar under fliken Infoversion noteringar, det är viktigt att ni där även anger ny informationsversion.

Man anger vad man avser förändra i informationen. Man kan redigera denna notering senare innan resursen åter skickas för aktivering.

[![image-1714040452876.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-04/scaled-1680-/image-1714040452876.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-04/image-1714040452876.png)

# Ändra leverantörsinformation

Leverantören kan själv ändra delar av den information man angett vid registreringen till Tjänstekollen.

Man väljer menyvalet "Leverantör" i vänstermenyn och menyvalet Ändra i den tabell som kommer fram

[![image-1705073898140.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/image-1705073898140.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/image-1705073898140.png)

I formuläret som kommer fram kan vissa delar av informationen ändras, dock ej nationell hemvist eller landskod, detta beror på att denna information kan påverka GDPR bedömningen. Leverantören kan inte heller ändra bilagan med den överenskommelse leverantören accepterat vid registreringen till Tjänstekollen.

[![image-1705073838577.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/image-1705073838577.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/image-1705073838577.png)

# Ångra begäran att aktivera

När en leverantör anser sig färdig för att få informationen om en resurs att bli tillgänglig för alla skolhuvudmän som använder Tjänstekollen så begär man att får den aktiverad. Det gör man genom att välja "Till Aktivering"

[![image-1705408724220.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/image-1705408724220.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-01/image-1705408724220.png)

Om leverantören kommer på att man glömt något eller att man vill justera något efter att man skickat resursen för aktivering, finns en möjlighet att ånga sig. Gör då enligt nedan.

Välj Action = "Ångra Aktiveringsbegäran" enligt nedan. Då kommer status att åter sättas till Pågående.

[![image-1706784158812.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/image-1706784158812.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/image-1706784158812.png)

# Notifieringar

-------------------OBSERVERA - INGA NOTIFIERINGAR ÄR ÄNNU AKTIVA I TJÄNSTEKOLLEN -----------------

Sammanställning över vilka e-post notifieringar som skickas ut.

# E-post Notifieringar

Nedan en sammanstäälning över de notifieringar som finns i systemet. **Denna lista är ännu inte komplett och flera av de i listan fungerar inte ännu!**

<table border="1" id="bkmrk-h%C3%A4ndelse-beskrivning" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 290px;"><tbody><tr style="height: 29px;"><td style="width: 14.8148%; height: 29px;">**Händelse**</td><td style="width: 20.6173%; height: 29px;">**Beskrivning**</td><td style="width: 13.5185%; height: 29px;">**Till**</td><td style="width: 3.73457%;">**Ok**</td><td style="width: 7.31481%;">**Period**</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 14.8148%; height: 29px;">Välkomstmail</td><td style="width: 20.6173%; height: 29px;">Skickas när en ny användare registrerar sig själv</td><td style="width: 13.5185%; height: 29px;">Ny användare</td><td style="width: 3.73457%;">J</td><td style="width: 7.31481%;">Direkt</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 14.8148%; height: 29px;">Återställ lösenord</td><td style="width: 20.6173%; height: 29px;">När någon begär återställning av lösenord</td><td style="width: 13.5185%; height: 29px;">Utfärdande användare</td><td style="width: 3.73457%;">J</td><td style="width: 7.31481%;">Direkt</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 14.8148%; height: 29px;">Reursbegäran hanterad</td><td style="width: 20.6173%; height: 29px;">Då en Resursbegäran har resulterat i att en Resurs skapats och satts till Aktiv så att den kan nyttjas för att göra en bedömning.</td><td style="width: 13.5185%; height: 29px;">Utfärdaren av Resurs Begäran</td><td style="width: 3.73457%;">N</td><td style="width: 7.31481%;">Direkt</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 14.8148%; height: 29px;">Resurs Begäran Accepterad</td><td style="width: 20.6173%; height: 29px;">Då en utfärdad Resurs Begäran godkänts av Sambruk Admin</td><td style="width: 13.5185%; height: 29px;">Utfärdaren av Resurs Begäran</td><td style="width: 3.73457%;">N</td><td style="width: 7.31481%;">Direkt</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 14.8148%; height: 29px;">Resurs Begäran Ej Godkänd</td><td style="width: 20.6173%; height: 29px;">Då en utfärdad Resurs Begäran ej godkänts av Sambruk Admin</td><td style="width: 13.5185%; height: 29px;">Utfärdaren av Resurs Begäran</td><td style="width: 3.73457%;">N</td><td style="width: 7.31481%;">Direkt</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 14.8148%; height: 29px;">Resurser tillagda</td><td style="width: 20.6173%; height: 29px;">En sammanställning av nya Resurser en vecka bakåt</td><td style="width: 13.5185%; height: 29px;">Alla Skoladministratörer</td><td style="width: 3.73457%;">N</td><td style="width: 7.31481%;">Vecka</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 14.8148%; height: 29px;"> </td><td style="width: 20.6173%; height: 29px;"> </td><td style="width: 13.5185%; height: 29px;"> </td><td style="width: 3.73457%;"> </td><td style="width: 7.31481%;"> </td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 14.8148%; height: 29px;"> </td><td style="width: 20.6173%; height: 29px;"> </td><td style="width: 13.5185%; height: 29px;"> </td><td style="width: 3.73457%;"> </td><td style="width: 7.31481%;"> </td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 14.8148%; height: 29px;"> </td><td style="width: 20.6173%; height: 29px;"> </td><td style="width: 13.5185%; height: 29px;"> </td><td style="width: 3.73457%;"> </td><td style="width: 7.31481%;"> </td></tr></tbody></table>

# Support

Support på Tjänstekollen ges av Föreningen Sambruk.

Vår Support är öppen enligt nedan:

Vardagar 9:00 – 12:00 samt 13:00 – 16:00 (fredagar 15:00)

##### Om ni har tekniska frågor om verktyget Tjänstekollen:

<hjalp@sambruksupport.se>

##### Om ni har frågor om hur ni ska fylla i olika uppgifter i Tjänstekollen eller hur ni ska tolka informationen i tjänsten:

<tjanstekollen@sambruk.se># Forum

Till Tjänstekollen hör en forumfunktion. Den nås dels inifrån Tjänstekollen via menyvalet Forum och dels direkt via forum.sambruk.se.

Anändare i de kommuner som tecknat avtal med Tjänstekolle kan själva registrera sig för ett konto och får då automatiskt tillgång.

För att kunna skapa kontot i forum.sambruk.se måste man först vara tilldelad ett konto i Sambruks samverkansplattform Nextcloud, den hittar man på samverka.sambruk.se. Om man inte har något konto där så tar man kontakt med hjalp@sambruksupport.se.

Man loggar sedan in i Tjänstekollen för att registrera sig för ett konto och går till menyvalet Forum, där finns en länk för att registrera sig som ny användare, användaren i forum.sambruk.se skapas automatiskt och man har sedan samma inloggningsuppgifter till både Nextcloud(samverka.sambruk.se) och Discourse(forum.sambruk.se)

Forumet innehåller tre olika huvudkategorier

[![image-1707250190252.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/image-1707250190252.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/image-1707250190252.png)

**Tjänstekollen** - får dialog om verktyget Tjänstekollen

**Leverantörer** - för dialog om olika leverantörer

**Resurser** - för dialog om olika digitala lärresurser och bedömningar av dessa,.