Avtal

Introduktion

Varje organisation som ska nyttja MultifrågaXL behöver själva teckna avtal med de uppgitslämnare de avser nyttja via MultifrågaXL.  Sambruk tecknar inte avtal med uppgiftslämnare mer än i vissa undantagsfall, vilka framgår i dokumentationen för respektive avtal. I de fall Sambruk har ett centralt avtal med en uppgitslämnare och den aktuella informationen är avgiftsbelagd, så debiterar Sambruk nyttjande organisation, ofta kommunen, årligen för de kostnader som upparbetats.

Sammanställning avtal

Följande är samtliga avtal som krävs för att en användarorganisation ska kunna nyttja alla informationsfunktioner i MultifrågaXL. Användarorganisationen kan dock välja bort en eller flera informationskällor.

 

AVTAL

 

Avtal Syfte Motpart Dokument Kommentar
Medlemskap i Föreningen Sambruk Endast medlemmar kan ta del av gemensamma tjänster Föreningen Sambruk    
Samverkansavtal avseende Multifråga XL Att få nyttja tjänsten MultifrågaXL Föreningen Sambruk    
PUB avtal Reglerar hantering av personuppgifter Föreningen Sambruk    
Användningsavtal Navet Söka på personnummer eller namn och adress för att få information om folkbokföringsuppgifter samt familjerelationer. Skatteverket    
Användningsavtal Bolagsverkets bastjänst Sökning på personnummer eller organisationsnummer för att få information om en persons företagsengagemang samt information om olika företag. Bolagsverket    
Användningsavtal LEFI Tjänsten tar emot frågor och utlämnar person- och förmånsinformation om efterfrågad person från Försäkringskassan och Pensionsmyndigheten och CSN. Försäkringskassan

AVTAL

 

BESKRIVNING

  
Avtal för direktåtkomst Vägtrafikregistret Att kunna söka i realtid i vägtrafikregistret.  Transportstyrelsen AVTAL  
         
         

 

Användningsparter

Organisationerna nedan har aktiva avtal med Sambruk om nyttjande av Multifråga och utgör Användningsparter

 

Borlänge kommun
Bromölla kommun

Jönköpings kommun
Lilla Edets kommun
Luleå kommun
Norbergs kommun
Strömstads kommun
Södertälje kommun
Trollhättans kommun
Vilhelmina kommun

Logghantering och gallring i Multifråga

1. Bakgrund och beslut

Den praxis för rensning av loggar som föreslogs vid projektmötet i februari 2018 har diskuterats och stämts av med kommunjurister i Borlänge och Luleå. Per den 18 oktober 2018 betraktas dessa riktlinjer som beslutade.

Dokumentet beskriver gällande lagrings- och gallringsregler för Multifråga samt relaterade tjänster, i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR).

2. Lagringstider

2.1 Loggar – handläggaraktivitet

Multifråga: 10 år

Loggar avser registrering av handläggaraktiviteter i respektive system.

2.2 Uppgifter som inte kan hänföras till specifik kommun

För Föreningen Sambruk, i rollen som kommunernas outsourcingpartner, krävs en särskild kategori för uppgifter som inte kan kopplas till en enskild kommun, exempelvis:

Inloggningsförsök

Annan teknisk loggning och systemrelaterad lagring

För dessa uppgifter gäller samma gallringstid som för loggar avseende handläggaraktivitet:

Multifråga: 10 år

2.3 Temporär fråge- och visningsinformation

Temporär fråge- och visningsinformation lagras i fyra (4) månader, därefter sker rensning.

3. Kommunspecifika inställningar

I Multifråga kan varje kommun specificera dedikerade rensningstider.

4. Rättslig grund och motivering enligt GDPR

Dataskyddsförordningen kräver att samtliga beslut om lagring och gallring är motiverade och dokumenterade.

Följande motiv ligger till grund för fastställda lagringstider:

4.1 Spårbarhet och granskning

-Möjlighet att spåra användning av systemet (handläggare och privatpersoner)

-Möjlighet att styrka utförda handlingar

-Möjlighet att spåra och utreda eventuell obehörig användning

-Hänsyn till relevanta preskriptionstider

4.2 Teknisk övervakning och incidenthantering

Övervakning av tekniska händelser

Felsökning och hantering av tekniska incidenter

5. Åtkomst och gallring