# Logghantering och gallring i Multifråga

##### 1. Bakgrund och beslut

Den praxis för rensning av loggar som föreslogs vid projektmötet i februari 2018 har diskuterats och stämts av med kommunjurister i Borlänge och Luleå. Per den 18 oktober 2018 betraktas dessa riktlinjer som beslutade.

Dokumentet beskriver gällande lagrings- och gallringsregler för Multifråga samt relaterade tjänster, i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR).

##### 2. Lagringstider  
  
2.1 Loggar – handläggaraktivitet

Multifråga: 10 år

Loggar avser registrering av handläggaraktiviteter i respektive system.

##### 2.2 Uppgifter som inte kan hänföras till specifik kommun

För Föreningen Sambruk, i rollen som kommunernas outsourcingpartner, krävs en särskild kategori för uppgifter som inte kan kopplas till en enskild kommun, exempelvis:

Inloggningsförsök

Annan teknisk loggning och systemrelaterad lagring

För dessa uppgifter gäller samma gallringstid som för loggar avseende handläggaraktivitet:

Multifråga: 10 år

##### 2.3 Temporär fråge- och visningsinformation

Temporär fråge- och visningsinformation lagras i fyra (4) månader, därefter sker rensning.

##### 3. Kommunspecifika inställningar

I Multifråga kan varje kommun specificera dedikerade rensningstider.

##### 4. Rättslig grund och motivering enligt GDPR

Dataskyddsförordningen kräver att samtliga beslut om lagring och gallring är motiverade och dokumenterade.

Följande motiv ligger till grund för fastställda lagringstider:

##### 4.1 Spårbarhet och granskning

-Möjlighet att spåra användning av systemet (handläggare och privatpersoner)

-Möjlighet att styrka utförda handlingar

-Möjlighet att spåra och utreda eventuell obehörig användning

-Hänsyn till relevanta preskriptionstider

##### 4.2 Teknisk övervakning och incidenthantering

Övervakning av tekniska händelser

Felsökning och hantering av tekniska incidenter

##### 5. Åtkomst och gallring

- Åtkomst till loggar har teknisk personal i enlighet med PUB avtal samt för loggar i den egna organisationen har de användare som har tillgång till rapporten loggsökning även tillgång til loggar.
- Gallringen av loggar sköts med hjälp av ett jobb som startas manuellt av den tekniska personalen på uppmaning av Sambruks Samverkansledare.