# Bokning - Easy!appointments

# Grundinställningar för ny bokningssida

En administratör, eventuellt i samverkan med Sambruk support, gör en del grundinställningar enligt nedan.

Alla fält i den vänstra kolumnen nedan ska fyllas i av kommunen. API Token sätts av Sambruk support och ska inte ändras av kunden.

[![image-1707214317844.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/image-1707214317844.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/image-1707214317844.png)# Konfigurera bokningssidan för MedborgarPC

Varje kommun som valt att ha funktion för att kunna boka MedborgarPC i förväg tilldelas en egen serverinstalltion med adressen \[kommun\].medborgarpc.se

Bokningssidan drivs av ett system som heter Easy!Appointments. I systemet används en del olika begrepp vilka förklaras nedan:

<table border="1" id="bkmrk-kunder-medborgare-so" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 30.1235%;">Kunder</td><td style="width: 69.8765%;">Medborgare som vill använda en MedborgarPC</td></tr><tr><td style="width: 30.1235%;">Tjänster</td><td style="width: 69.8765%;">En MedborgarPC eller annan resurs som man vill kunna erbjuda bokning av, t.ex ett grupprum eller släktforskarrum. Man kan skapa olika kategorier för att dela in de olika Tjänsterna i.</td></tr><tr><td style="width: 30.1235%;">Kategorier</td><td style="width: 69.8765%;">Olika grupper av bokningsbara resurser. Kommunen väljer själva hur man vill gruppera.</td></tr><tr><td style="width: 30.1235%;">Administratörer</td><td style="width: 69.8765%;">De användare av systemet som kan göra alla inställningar. Ska endast delas ut till några få personer inom varje kommun. Sambruk har alltid en admin användare för att kunna ge support.</td></tr><tr><td style="width: 30.1235%;">Assistenter</td><td style="width: 69.8765%;">Personal på biblioteken eller inom andra delar av kommunen. Personal som ska kunna se vad som är bokat och av vem, kunna göra en bokning manuellt. Assistenter kan inte ändra i den grundläggande konfigurationen av systemet och man kan begränsa en användares tillgång till att ha tillgång till en eller flera organisationer/Leverantörer.</td></tr><tr><td style="width: 30.1235%;">Leverantörer/Organisationer</td><td style="width: 69.8765%;">Beroende på uppsättningen av systemet så används dessa begrepp synonymt. Används för att t.ex. beskriva ett bibliotek eller en viss fysisk plats, "Centralbiblioteket" eller "Äldreboendet Solstrålen".</td></tr><tr><td style="width: 30.1235%;">Tjänster</td><td style="width: 69.8765%;">En specifik MedborgarPC eller ett grupprum. Ange ett unikt namn för varjke tjänst. En tjänst knyts sedan till en Leverantör/Organisation för att bli bokningsbar, se nedan.</td></tr><tr><td style="width: 30.1235%;">Affärsregler</td><td style="width: 69.8765%;">Tider då en tjänst är tillgänglig.</td></tr><tr><td style="width: 30.1235%;"> </td><td style="width: 69.8765%;"> </td></tr></tbody></table>

Stegvis beskrivning av att etablera en ny bokningssida för en kommun/organisation:

1. Sambruk sätter upp en ny server, tilldelar den en egen adress \[kommunnamn\].medborgarpc.se
2. Sambruk skapar en sk API nyckel i Easy!Appointments som kopplas till adminsidan för MedborgarPC(Magentas admin system). Sambruk kan hjälpa till att lägga till denn API nyckel, detta görs bara en gång.
3. Sambruk skapar en admin användare för kommunen.
4. Kommunen skapar användare för de andra assistenter och admin användare som man vill ha. Distribuera passord på ett säkert sätt.
5. Kommunen skapar de olika kategorier man vill ha(kan naturligtvis kompletteras senare)
6. Kommunen skapar de olika tjänster som man vill ska finnas bokningsbara och kopoplar dem till kategorier.  
      
    <span style="color: #ff0000;">**Observera att om en tjänst ska vara bokningsbar i systemet måste den ha EXAKT samma namn på bokningssidan som den har i administrationskonsollen för MedborgarPC.**</span>
7. Kommunen skapar de olika Leverantörer/Organisationer man vill ska finnas i bokningssystemet.
8. Samtidigt som man skapar Leverantörer/Organisationer i systemet så kopplar man dessa till en eller flera tjänster.   
      
    T.ex Om man skapar Leverantören = Centralbiblioteket så kan man välja att lägga till tjänsterna PC1 och PC2 samt Grupprum 1. Dessa olika tjänster kommer då finnas bokningsbara då man väljer Centralbiblioteket.
9. Tilldela olika Leverantörer/Organisationer till de olika Assitenroller ni skapat.# Logga in på bokningssidan

Inloggningsadress till bokningssidan är \[kommunnamn\].medborgarpc.se

De som ska kunna logga in som administratörer eller assistenter har fått information om det, om inte så vänder de sig till den egna organisationens personal. Sambruk ska inte tilldela användare till de olika kommuneras personal då Sambruk inte har kännedom eller navsar för vem som sa ha tillgång till vad. Sambru skapar endast en adminanvändare per kommun som sedan ansvarar för resterande användarhantering på den aktuella bokningssidan.

Inloggningsdialogen ser ut enligt nedan(Borås är ett exempel):

[![image-1707206930212.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/image-1707206930212.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/image-1707206930212.png)

För att logga in som administratör så klickar man på den blå logga in knappen i nedre högra hörnet och kommer då till inloggningsrutan för administratörer och assistenter.

<div id="bkmrk--0"><svg class="svg-icon" data-icon="link" role="presentation" viewbox="0 0 24 24" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"></svg><div>[![image-1707205049978.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/image-1707205049978.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/image-1707205049978.png)</div></div># Administrationsgränssnitt

Det finns en huvudmeny som är tillgänglig för en administratör:

[![image-1707207111237.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/image-1707207111237.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/image-1707207111237.png)

Som sagts tidigare i denna dokumentation lägger man först upp de olika tjänsterna man vill erbjuda och sedan kopplar man dem till de olika Leverantörer/Organisationerna man skapar.

För att skapa Leverantörer/Organisationer går man till fliken Användare.

[![image-1707207234720.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/image-1707207234720.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/image-1707207234720.png)

På samma flik skapar man som administratör också konton för assistenter och andra administratörer.# Schemaläggning för de olika tjänsterna

Man kan skapa ett övergripande schema för alla tjänster, men man kan även anpassa ett schema för när en tjänst ska vara bokningsbar.

Det övergripande schemat kommer man åt genom att gå till Inställningar och sedan Affärsregler:

[![image-1707207457001.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/image-1707207457001.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/image-1707207457001.png)

[![image-1707207396060.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/image-1707207396060.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/image-1707207396060.png)

Under rubriken Schema nedan kan man läsa om hur dessa schematider fungerar.

[![image-1707207492764.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/image-1707207492764.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/image-1707207492764.png)

### Anpassa schema för olika platser

### (leverantörer/Organisationer)

För att anpassa schemat för en specifik plats, gå till Användare/Leverantörer(Organisationer) och välj den aktuella platsen samt klicka på valet Schema enligt nedan.

[![image-1707208234460.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/image-1707208234460.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/image-1707208234460.png)# Skapa organisationsstruktur (olika bibliotek eller liknande)

Man skapar de olika platser där det finns MedborgarPC eller andra resurser att boka genom att skapa olika Leverantörer/Organisationer.

Då systemet kan användas till olika syften så ska nyttjar man fälten Förnamn och Efternamn för att registrera även en organisation så kan t.ex ett bibliotek i Borås registreras som nedan:

En del av namnet matas in som Förnamn och den andra delen som Efternamn. epostadressen som anges bör vara en officiell gemensam epostadress snarare än en adress till en specifik person, men man väljer själv hur man vill sätta upp det hela. Som mobilnummer kan man ange ett officiellt nummer om man vill att det ska finnas eller helt enkellt ange 0.

Fältet Användarnamn måste fyllas i. Slå samman Förnamn+Efternamn och låt det bli Användarnamn, enligt exemplet nedan. Det skapas då en användare som kan nyttjas för att logga in och se och lägga till nya bokningar för den aktuella platsen man skapat. Denna användare kan man då dela mellan olika personer som bemannar t.ex en reception på ett bibliotek. Man kan även skapa en eller flera användare av typen Assistent som kan få tillgång till en eller flera platser(samma som Leverantör/Organisation). Se separat sida för att skapa Assistenter.

**OBSERVERA att Tidszon ska sättas till Stockholm +1**

Man väljer även vilka tjänster som ska finnas bokningsbara för den aktuella Leverantören/Organisationen. Detta kan naturligtvis ändras senare.

[![image-1712661970089.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-04/scaled-1680-/image-1712661970089.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-04/image-1712661970089.png)# Visa och hantera bokningar för assistenter

Rollen Assistent kan se bokningskalendrar för en eller flera platser(Leverantör/Organisation). Man skapar en Assistentroll enligt ndeanstående exempel:

[![image-1707213743513.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/image-1707213743513.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/image-1707213743513.png)# Assistent skapar manuell bokning

En Assistent kan manuellt skapa en bokning åt en medborgare. Gå till kalendervyn och markera en tid med musen i kalendern. och en ruta liknande den nedan komemr fram. Fyll i informationen och spara så är bokningen färdig. Den som bokats får ett epost meddelande om bokningen.

[![image-1707215821880.png](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/image-1707215821880.png)](https://dokumentation.sambruk.se/uploads/images/gallery/2024-02/image-1707215821880.png)