Uppbyggnaden av ett samverkansrum

Inom Sambruk finns många olika grupperingar och som representant för en medlem kan du vara del av en eller flera grupperingar. De olika typerna av grupper är: 1. Nätverksgrupper 2. Projektgrupper 3. Förvaltningsgrupper Alla grupper har tillgång till samma funktioner och verktyg i samverkansplattformen, de som framgår av sidan Översikt i denna dokumentation. Hur man använder de olika funktionerna kan dock variera mellan de olika grupperna, därför delar vi upp dokumentationen om hur de ska användas i en sida per grupp. Då man ska ha videomöten i de olika grupperna kan en idé vara att alltid använda samma konversation för alla möten i en viss grupp, då har man alltid samma länk och har kvar historik på både delade filer och vad som avhandlats i chaten. Läs mer nedan.

Nätverksgrupper

En Nätverksgrupp samordnar personer från medlemmarna som har ett gemensamt intresse i en specifik fråga, till exempel Digitala signaturer eller e-arkivering.

Ett nätverk leds av en eller flera medlemsrepresentanter och i något fall av personal från Sambruks kansli.

DIALOG - "Chat och möten"

All digital dialog i Nätverksgruppen sköts via funktionen "Chat och möten".

Chat

Där kan man skicka ut meddelanden, föra dialog i olika trådar och även hålla videomöten. Chat trådarna sparas och finns öppna för alla gruppens medlemmar, men man kan även skapa trådar som är mer avgränsade ifall specifika sakfrågor behöver behandlas av en mindre grupp i nätverket. det finns ingen standardstruktur för olika chattrådar i ett nätverk utan det beror precis på vad man vill diskutera och informera om.

Alla chattar finns kvar även om en användare tas bort, man kan alltså skapa egna chattrådar utan kontakt med Sambruk Support.

Videomöten

Videomöten via Nextcloud Talk fungerar i dagsläget inte så bra, men finns öppet för att testa. Vi arbetar på att hitta en lösning på detta.

Man kan starta ett videomöte i en specifik tråd. Vill man bjuda in till ett möte i förväg så kan man kopiera mötestrådens länk och bifoga till mötesbokningen. Då denna videomötesfunktion är ny för många kan det vara värt att testa lite innan mötet när en ny deltagare ska vara med så att man undviker teknikstrul.

FILER

I samverkansrummet för ett nätverk kan man lagra filer av olika slag, varje nätverk har ett antal fasta mappar, men kan lägga till flera som nätverket anser behövs. 

De fasta mapparna för en nätverksgrupp är:

Om man vill ha fler mappar så kontaktar man hjalp@sambruksupport.se så att de kan skapas via FileAreaAdmin. Om det inte sker utan man skapar mappar själv så kommer de automatiskt att tas bort om den användare som skapade dem tas bort ur systemet, dvs om någon slutar hos sin arbetsgivare ller lämnar föreningen Sambruk t.ex.

TAVLOR

Tavlor eller Boards som de kallas ibland kan användas för att skapa struktur på olika saker, t.ex. en lista på vad som ska göras, vilken status de olika aktiviteterna har, förslag på agendapunkter eller vad annat man vill hålla ordning på i en lista.

Tavlor består av en eller flera Listor och en Lista består av en eller flera Kort.

Tavlorna ska skapas av FileAreaAdmin via hjalp@sambruksupport.se. Om det inte sker utan man skapar Tavlor själv så kommer de automatiskt att tas bort om den användare som skapade dem tas bort ur systemet, dvs om någon slutar hos sin arbetsgivare ller lämnar föreningen Sambruk t.ex.

Varje nätverk skapar de listor de anser sig behöva, på de Tavlor som skapas av FileAreaAdmin, ett förslag kan vara enligt nedan.

image-1674227728492.png

 

 

 

Förvaltningsgrupper

En Förvaltningsgrupp samordnar de personer som sitter i ett Förvaltningsråd för en tjänst samt de personer som dessa adjungerar att ta del av information och dialog i gruppen.

En Förvaltningsgrupp leds av en Förvaltningsledare från Sambruks kansli.

DIALOG - "Chat och möten"

All digital dialog i Förvaltningsgruppen sköts via funktionen "Chat och möten".

Chat

Där kan man skicka ut meddelanden, föra dialog i olika trådar och även hålla videomöten. Chat trådarna sparas och finns öppna för alla gruppens medlemmar, men man kan även skapa trådar som är mer avgränsade ifall specifika sakfrågor behöver behandlas av en mindre grupp. det finns ingen standardstruktur för olika chattrådar utan det beror precis på vad man vill diskutera och informera om.

Videomöten

Man kan starta ett videomöte i en specifik tråd. Vill man bjuda in till ett möte i förväg så kan man kopiera mötestrådens länk och bifoga till mötesbokningen. Då denna videomötesfunktion är ny för många kan det vara värt att testa lite innan mötet när en ny deltagare ska vara med så att man undviker teknikstrul.

FILER

I samverkansrummet för en Förvaltningsgrupp kan man lagra filer av olika slag, varje grupp har ett antal fasta mappar, men kan lägga till flera som nätverket anser behövs. 

De fasta mapparna för en Förvaltningsgrupp är:

TAVLOR

Tavlor eller Boards som de kallas ibland kan användas för att skapa struktur på olika saker, t.ex. en lista på vad som ska göras, vilken status de olika aktiviteterna har, förslag på agendapunkter eller vad annat man vill hålla ordning på i en lista.

Tavlor består av en eller flera Listor och en Lista består av en eller flera Kort.

Varje Förvaltningsgrupp kan ha en tavla med namnet Förvaltningsplan som innehåller listorna enligt nedan, gruppen avgör sedan vilka andra tavlor man vill ha samt vilka listor man vill skapa i dessa tavlor. Alla Tavlor som ska delas inom gruppen måste skapas av FileAreaAdmin, man skickar ett ärende till Sambruk Support för att få detta gjort, om man själv skapar tavlor och delar så kommer dessa automatiskt tas bort om den egna användaren raderas ur systemet om man lämnar sitt uppdrag inom Föreningen Sambruk.

image-1674673323230.png

Förvaltningsplanen listor ska vara följande:

  1. Nya
  2. Estimerade
  3. Godkända
  4. Planerade
  5. Påbörjade
  6. Levererade
  7. Annullerade

 

 

Projektgrupper

En Projektgrupp samordnar personer från medlemmarna som har ett gemensamt intresse i att utveckla något tillsammans, att skapa någon typ av resultat i form av ett system eller någon form av rapport eller utredning. Skillnaden mot en Nätverksgrupp är att Nätverksgruppen finns primärt för att utveckla och sprida kunskap medan en Projektgrupp avser leverera något konkret att nyttjas av projektdeltagarna och andra Sambruksmedlemmar vidare.

Ett Projekt leds av en projektledare som kan komma från en medlem, från Sambruks kansli eller anlitas externt.

DIALOG - "Chat och möten"

All digital dialog i nätverksgruppen sköts via funktionen "Chat och möten".

Chat

Där kan man skicka ut meddelanden, föra dialog i olika trådar och även hålla videomöten. Chat trådarna sparas och finns öppna för alla gruppens medlemmar, men man kan även skapa trådar som är mer avgränsade ifall specifika sakfrågor behöver behandlas av en mindre grupp. det finns ingen standardstruktur för olika chattrådar utan det beror precis på vad man vill diskutera och informera om.

Videomöten

Man kan starta ett videomöte i en specifik tråd. Vill man bjuda in till ett möte i förväg så kan man kopiera mötestrådens länk och bifoga till mötesbokningen. Då denna videomötesfunktion är ny för många kan det vara värt att testa lite innan mötet när en ny deltagare ska vara med så att man undviker teknikstrul.

FILER

I samverkansrummet för en Projektgrupp kan man lagra filer av olika slag, varje nätverk har ett antal fasta mappar, men kan lägga till flera som nätverket anser behövs. 

De fasta mapparna för en Projektgrupp är:

TAVLOR

Tavlor eller Boards som de kallas ibland kan användas för att skapa struktur på olika saker, t.ex. en lista på vad som ska göras, vilken status de olika aktiviteterna har, förslag på agendapunkter eller vad annat man vill hålla ordning på i en lista.

Tavlor består av en eller flera Listor och en Lista består av en eller flera Kort.

Varje Projekt skapar de listor de anser sig behöva, men ett förslag kan vara enligt nedan.

image-1674227728492.png